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Blog de gestión documental para empresas

Aumentar el control de las estrategias financieras de la empresa

Aunque este es un objetivo que afecta a toda la empresa, el principal responsable de llevar a cabo esta tarea es el director administrativo-financiero. Esta figura va teniendo cada vez más peso en la economía actual, ya que su trabajo va más allá de contabilizar. Su papel está siendo decisivo para muchas pymes, especialmente durante y después de la crisis económica que vivimos en los últimos años.

Ahora que la sociedad empieza a ver la luz, el director administrativo financiero se ha convertido en un pilar fuerte que debe garantizar la seguridad, el control financiero y las condiciones administrativas requeridas para el buen funcionamiento de la empresa. La llegada de las nuevas tecnologías está dando la oportunidad de hacer de sus tareas rutinarias un proceso de mayor rapidez y agilidad, así como aumentar la seguridad y el control de la estrategia financiera de la compañía.

A continuación, vamos a compartir contigo una alternativa para conseguirlo.

 

¿Cómo estás controlando las estrategias financieras?

Contar con una buena estrategia financiera es el algo básico para conseguir una empresa sana con un crecimiento constante y sostenible en el tiempo. A pesar de ello, muchas compañías (pequeñas, medianas y grandes) no tienen establecido ningún tipo de plan o control sobre la estrategia.

Si eres el director administrativo financiero de tu empresa, seguramente te sonará familiar este punto. En la actualidad, gracias a la digitalización de todos los documentos, la automatización de los procesos de gestión, el análisis y el seguimiento, las empresas trabajan sobre una información sólida y de fácil acceso, lo que repercute, finalmente, en la reducción de gastos y el aumento de la productividad.

Las tecnologías digitales se han convertido en un punto de apoyo vital para los procesos de los negocios en la actualidad, pero dar el paso hacia la transformación digital requiere algo más que tecnología. Necesita toma de conciencia y un cambio profundo que nace en la mentalidad, en el núcleo de la empresa, y se extiende hacia afuera.

¿Qué herramientas estás utilizando para controlar tus estrategias financieras? ¿Llevas a cabo el control exhaustivo de todos los gastos reportados? ¿Cómo estás evitando los casos de fraude interno y los gastos no legitimados? ¿Cuentas con la documentación que los justifica?

Cuéntanoslo.

 

Gestión documental para el control de los documentos financieros

Más del 90% de las empresas no son capaces de controlar lo que gastan en gestionar su documentación, algo que preocupa al director administrativo financiero. Puesto que una de sus principales responsabilidades es optimizar los recursos económicos que necesita la compañía para alcanzar los objetivos marcados, la gestión documental puede ser la solución que está buscando.

Esta alternativa puede beneficiar al director desde dos vertientes: primero, porque le ayudará a reducir el gasto económico que invierte la empresa en papel, tinta, impresoras, etc., y, segundo, porque le permitirá trabajar más rápido con los documentos, facilitar su consulta, búsqueda y acceso, agilizando las tareas administrativo-financieras.

Las ventajas que la gestión documental puede aportar a tus tareas son:

  • Enfrentarse e integrarse con nuevos avances tecnológicos en materia de administración y financiación, así como adaptar la compañía a los mismos.
  • Mayor control sobre las finanzas del día a día, la previsión de los pagos y cobros para que la empresa tenga suficiente liquidez.
  • Facilidad para diseñar las estrategias financieras de la empresa, coordinar las tareas de contabilidad, optimizar los recursos económicos, etc.
  • Mayor productividad para la empresa, que reduce el tiempo de gestión de los archivos y lo gana haciendo otras tareas.
  • Aumenta el espacio físico gracias al almacenamiento de los papeles en formato digital.
  • Mejora el ROI (Retorno de la Inversión) gracias a la reducción de tiempo y costes, así como el aumento de la productividad.
  • Fácil integración y compatibilidad con otros sistemas de gestión con lo que se trabaja en los departamentos administrativos financieros.
  • Custodia y conservación de los documentos (pagos, facturas, albaranes, balances, cuenta de pérdidas y ganancias…) en cualquier momento, independientemente de su formato.
  • Ahorra dinero y tiempo gracias al acceso instantáneo a la información.
  • Aumenta la seguridad de sus tareas, ya que permite controlar quién, cuándo y cómo se accede a la información.
  • Se reduce el riesgo de pérdida ante cualquier robo, incendio o catástrofe que pueda producirse en la empresa.

Existen otras ventajas generales sobre las que influye la implantación de la gestión documental, como la mejora del medioambiente. Contribuimos a ahorrar en impresión de documentos y, por tanto, reducir el consumo de papel.

 

¿Qué tipo de documentos procesa un programa de gestión documental?

No creas que los documentos son solo aquellos archivos de texto que tenemos en papel y con los que trabajamos a diario, sino también aquellos documentos electrónicos que manejamos en cualquier formato. Los programas de gestión documental deben estar preparados para procesar documentos diferentes, desde la factura de un cliente y la nómina de un empleado, hasta los pedidos y el material jpg., pdf. o tift.

El proceso que sigue la gestión documental con estos archivos es muy eficaz, ya que permite flujos de trabajo más ágiles, ahorrar tiempo y facilitar la búsqueda y consulta de los documentos.

Los softwares de gestión documental han sido diseñados para almacenar y recuperar información, tanto la que ya tenemos creada como aquella que vamos recibiendo de forma instantánea. Puede parecer un proceso complejo, pero es muy sencillo para la mayoría de los softwares: convierte imágenes simples en información disponible para su búsqueda y utilización, permite la modificación y el reconocimiento de palabras OCR, solo necesita un escáner y programa de gestión documental, trabajan de forma similar al buscador de Google.

Si vas a elegir un software inteligente de gestión documental para el departamento administrativo financiero de la empresa, acuérdate de todos los requisitos que te hemos contado en este post. De esta forma, sabrás si el proveedor elegido va a ser el más rentable, o si va a acarrear problemas a diario. Piensa en cuáles son tus necesidades reales, en el tiempo que invierte el personal administrativo en la gestión de documentos a diario, etc.

En definitiva, los programas de gestión documental de docunecta.com suponen una inversión mínima si lo comparamos con los beneficios que se obtienen a medio y largo plazo.

 

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo