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Cómo firmar electrónicamente un documento en 4 pasos

Firmar documentos digitalmente acelera mucho determinados procesos administrativos y de negocios. La comodidad y ahorro de tiempo que supone evitar traslados, viajes, acudir a citas o reuniones presenciales es muy relevante. Saber cómo firmar electrónicamente un documento es esencial para poder aprovechar estas ventajas.

Existen diferentes formas de firmar un documento digital, todas ellas muy sencillas. Puedes utilizar el programa para escanear tu firma digital de Docunecta e incluir esta fácilmente en los documentos que lo precisen.

Cómo firmar electrónicamente un documento PDF paso a paso

El formato PDF es uno de los más populares en la administración pública y en digitalización documental. Saber cómo firmar electrónicamente un documento en PDF es necesario para poder operar con documentos oficiales en este formato. Y además, es muy útil para hacerlo en documentos privados.

Pasos previos a firmar electrónicamente un documento por primera vez

  1. Instala en tu ordenador Adobe Acrobat Reader DC.
  2. Ten escaneada tu firma digital. Puedes utilizar el programa DocuXtract para escanear la firma digital.
  3. Ten instalado en tu navegador en unos segundos un certificado digital para firmar documentos.

Cómo firmar electrónicamente un documento en formato PDF en 4 pasos

Los pasos anteriores solo tendrás que hacerlos la primera vez que vayas a firmar electrónicamente un documento PDF. A continuación te contamos cómo firmar electrónicamente un documento en formato PDF, tanto si vas a hacerlo por primera vez como si ya lo has hecho en otras ocasiones con el mismo dispositivo.

  1. Accede al documento que deseas firmar y clica con el ratón sobre herramientas para que aparezca la opción Rellenar y Firmar. Verás que, tras pulsarlo, te permite el acceso al botón Colocar firma.
  2. Haz clic sobre el icono firma de la barra de herramientas. Verás que está representado por un puntero de pluma de escribir.
  3. Selecciona “imagen” para acceder al archivo de imagen de tu firma escaneada.
  4. Pincha en Aplicar y haz clic sobre el lugar en el que deseas colocar tu firma dentro del documento.

Ahora ya solo te queda enviar el documento firmado o guardarlo, según desees.

Cómo hacer que Acrobat guarde tu firma para firmar cómodamente documentos PDF desde cualquier dispositivo

¿Quieres saber cómo firmar electrónicamente un documento PDF de forma aún más sencilla? Si utilizas habitualmente o con cierta frecuencia documentos en este formato que debes firmar, el sistema puede guardar tu firma. De esta manera cuando tengas que firmar electrónicamente un documento nuevo en PDF será el propio sistema el que al clicar sobre el icono de firmar te sugiera elegir tu firma ya escaneada y guardada, y la insertará en el punto del documento que deseas.

Esto es especialmente interesante si utilizas diferentes dispositivos, por ejemplo el ordenador de casa y de la oficina. O un ordenador de sobremesa y un portátil. O incluso para poder hacerlo desde un teléfono móvil.

Cómo firmar electrónicamente un documento en Microsoft Office en 4 pasos

Los documentos en Microsoft Office también son muy populares. Saber cómo firmar electrónicamente un documento en este formato te permitirá trabajar también con documentos creados en programas tan populares como Word y con Excel.

  1. Utiliza la opción de insertar una línea de firma en un documento para ubicarla en el lugar que deseas.
  2. Haz doble clic sobre el cuadro de texto que se ha creado seleccionando el certificado de firma o la firma escaneada.
  3. Guarda el documento si no hay que incluir más firmas.
  4. Si el documento que has firmado requiere la firma de otra persona, debes solicitársela. Para ello envía el documento y cuando esta persona vea la línea de firma y una notificación de solicitud de su firma podrá firmarla. Por seguridad, una vez dado este paso el documento será de sólo lectura de tal modo que sea imposible realizar modificaciones en su contenido. Si se edita, la certificación de la firma se perderá y habrá que volver a firmar el documento de nuevo.

Ya ves que firmar electrónicamente un documento es muy sencillo, especialmente si usas el programa para escanear firma digital de docunecta.com. ¡Ahorra tiempo firmando electrónicamente los documentos que necesites!

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