¿Contratiempos en tu departamento de informática? Alternativa para su eficiencia
Los directores de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son los principales encargados de hacer que esto no ocurra. Di adiós a los contratiempos, a todos esos hándicaps que se presentan de repente en tu departamento de informática y tambalean todo tu trabajo.
¿Gestionas bases de datos? ¿Y presupuestos? ¿Organizas la formación del personal de la empresa? ¿Y el mantenimiento de los ordenadores? ¿Pones en práctica sistemas para respaldar los fallos de las TIC?
Quédate.
La responsabilidad del Director TIC
La mayor responsabilidad que recae sobre el Director de TIC es la de garantizar su uso y suministro, una tarea que conlleva la supervisión y la organización del trabajo de todo el equipo. Y cuando decimos ‘todo el equipo’ nos referimos a la red telefónica, al uso de ordenadores, el funcionamiento de la red, el sitio web de la empresa, la asistencia técnica, las bases de datos, a los desarrolladores de software, los instructores, etc.
Hazte estas preguntas: ¿Cuento con el equipo adecuado en mi empresa? ¿Qué estoy haciendo para que sea lo más eficiente posible? ¿Estoy al día de los últimos avances en tecnologías de la información para poder asesorar a otros directivos y establecer metas para el futuro?
Piénsalo y nos cuentas.
Los principales contratiempos en el departamento de informática
- Error en el sistema de almacenamiento. Utilizar la nube pública o simplemente un USB no es la manera más segura de almacenar y compartir la información. Los pendrives pueden extraviarse.
- Dificultad para acceder a la información que se necesita en un determinado momento.
- No disponer de un informático propio, de manera que prescinden de la previsión, la protección y la capacidad de reacción. Y esto, a su vez, influye en la pérdida de datos importantes y la puesta en riesgo de la compañía.
- Copias de seguridad inexistentes, un problema común y muy peligroso para las pymes.
- Falta de actualización del sistema operativo y del control de los programas con los que se trabaja.
- Lugares de almacenamiento inseguros que se ponen a disposición de la ciberdelincuencia (phishing, spoofing, etc.).
¿Qué puede hacer el departamento de informática para hacer frente a estos contratiempos?
En dos palabras: gestión documental. Sí, ya sabemos que ahora se habla de ella por todas partes. Gestión documental por aquí, gestión documental por allá, pero créenos que no es para menos. Estos programas están llevando a cabo la digitalización de todos los documentos, lo que aporta unas mejoras imprescindibles para el buen funcionamiento de las empresas. Te contamos algunas de ellas:
- Más y más productividad. Aumenta la eficacia en la búsqueda y en la recuperación de documentos, lo que influye directamente en la productividad de la empresa.
- Mejora del ROI. El retorno de la inversión nota cuándo estás invirtiendo tu tiempo y tu esfuerzo en las acciones correctas. Está demostrado que la gestión documental influye positivamente en la calidad y en la respuesta a las demandas documentales.
- Homologación. Se pueden unificar procesos y tareas y establecer un modelo único para toda la compañía. Llegará el momento en que los trámites sean cada vez más electrónicos y el papel quede en un segundo plano.
- Ahorro de tiempo y dinero. Adiós a los espacios donde almacenamos nuestros archivos, a la tinta que necesitamos para imprimir, a las estanterías, a las impresoras… Y adiós al estar buscando papeles, creándolos, clasificándolos, encontrándolos, etc. Al tenerlos en un mismo repositorio, la información es más fácil de recuperar.
- Reducción del riesgo profesional. Con un gestor documental ya no tendrás que mover grandes volúmenes de información y asumir el riesgo que eso implica.
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