Blog de gestión documental para empresas

¿Cómo afectan las dificultades de acceso a los documentos en tu empresa?

Desde hace un par de años, el trabajo colaborativo se está convirtiendo en una parte necesaria para las empresas, pero ¿por qué debes potenciarlo? ¿Por qué no podemos ser independientes?

Lo primero, para ser 100% independientes en nuestro departamento, deberíamos ser autosuficientes, algo que resulta prácticamente imposible. No podemos prescindir de las otras partes de la empresa de forma permanente, pues necesitamos de ellos. ¿Qué sería del área de Comunicación sin la de Recursos Humanos (RRHH)? ¿Y la de organización sin el departamento Administrativo-Financiero?

Sin embargo, ¿qué te impide colaborar con el resto de la compañía y aprender de ellos? Las empresas necesitan llevar a cabo un trabajo colaborativo para poder comunicarse, estar al día de lo que sucede en su actividad, etc. Y para ello necesitan agilidad y eficiencia en la comunicación interna.

Ahora bien, ¿qué sucede cuando las empresas se encuentran con dificultades para acceder a la información?

 

Así perjudican las dificultades de acceso a los documentos

Muchos profesionales y empresas tienen problemas para acceder o compartir información con otras áreas, de manera que pierden mucho tiempo buscando datos. Y en el peor de los casos, ni siquiera dan con ellos. Por eso, hoy queremos hablarte de cómo perjudican las dificultades de acceso a los documentos. ¡Atento!

  1. No puedes compartir información con otras personas de la empresa. Al no contar con un sistema en el que poder compartir la información y ser colaborativos, se pierde mucho tiempo y los departamentos encuentran problemas para acceder a un determinado documento o compartirlo con otras áreas.
  2. Mayor gasto económico. Esto se debe a la cantidad de papel que se utiliza, la tinta empleada para la impresión, los archivadores que se necesitan para almacenarlos, etc., lo que influye negativamente en la economía de la empresa.
  3. Documentos duplicados. Existe el riesgo de generar documentos duplicados, sobre todo porque al realizarlo en un sistema, aumenta la posibilidad de que aparezcan documentos almacenados dos veces.
  4. Gran pérdida de tiempo. Nos pasamos buscando y ordenando información cientos de minutos y horas. Por nombre, por fecha, por apellidos… Se necesita demasiado tiempo para organizar todos esos documentos que tienes a cargo.
  5. Impacto medioambiental. ¿Eres consciente de la cantidad de papel que utilizamos a diario en las oficinas? ¿Imaginas un departamento sin papel? La digitalización de documentos con docunecta.com lo está haciendo posible, pues implica reducir su consumo y aumentar la seguridad y el respeto hacia el medioambiente. Di adiós al consumo excesivo de papel, a las fotocopias, a los costes de impresión y contribuye a la reducción de la tala de árboles y la emisión de gases de efecto invernadero.

¿Has notado alguno de estos hándicaps en tu trabajo? ¿Cómo vas a resolverlos? Cuéntanoslo.

 

La falta de una comunicación ágil y colaborativa en las empresas: el responsable IT

Muchas empresas están cayendo en manos de la falta de una comunicación ágil y un trabajo colaborativo, lo que desemboca en una mala gestión de sus actividades. Por ello, desde Docunecta queremos hacerte llegar la manera en que el responsable IT, como encargado de garantizar la integridad y la disponibilidad de la información contenida en las bases de datos y proveer los sistemas informáticos para apoyar el soporte y la gestión, tiene una gran labor por delante.

Una comunicación ágil y colaborativa hoy en día, entendiendo como tal “un grupo de personas que intervienen aportando sus ideas y conocimientos con el objetivo de lograr una meta común”, es INDISPENSABLE.

Su ausencia ha acarreado un sinfín de consecuencias negativas para las compañías, pero lo cierto es que ¡HAY SOLUCIÓN!

 

Software de gestión documental ¡Acaba con las dificultades de acceso a los documentos!

Imagina lo que se siente cuando necesitas acceder inmediatamente a una factura, a una nómina o a cualquier otro documento para realizar un trámite. ¿Qué haces? ¿Lo buscas en un mar de papeles sin sentido? ¿Cuánto tiempo te lleva hacerlo?

Gracias a los softwares o programas de gestión documental, las empresas están logrando acabar con las dificultades de acceso a la información y consiguiendo un trabajo colaborativo en el que el tiempo es nuestro mejor aliado. Se consigue mayor flexibilidad y, como consecuencia, mejores resultados. Algo tan simple como compartir la información y dialogar puede desembocar en un trabajo enriquecedor que se traduce en mayor confianza para los clientes.

¿Apuestas por el orden, el control y la centralización de todos tus documentos?

Entonces, quédate.

 

Nueva llamada a la acción