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Blog de gestión documental para empresas

Software de gestión documental para tu departamento financiero

El papel del director financiero ha cambiado en la empresa 4.0. ¿Tú también lo has notado? Estamos en plena evolución empresarial, como no podía ser de otra manera. Sobre todo, teniendo en cuenta que vivimos en una sociedad cada vez más global y digital donde los avances tecnológicos ya desempeñan un papel muy importante en el progreso de las organizaciones.

El director financiero o CFO (Chief Financial Officer) está viviendo la transformación de su rol profesional. Los nuevos horizontes tecnológicos permiten tomar mejores decisiones estratégicas y empresariales. Además, al no tener que estar pendiente de algunos procesos rutinarios que ahora realiza la tecnología, como la gestión de documentos, pueden dedicar su tiempo y esfuerzo a tareas de valor para la empresa.

La nueva ola de tecnología digital que vivimos en 2020 aporta profundos cambios en la forma de ejercer su trabajo y en las responsabilidades que desempeña. Acompáñanos en este post, que vamos a contarte cuáles son las tendencias que no pueden faltar este año en el departamento financiero de las pymes.

 

Herramientas que todo director financiero debería tener bajo control

El director financiero debe afrontar numerosas responsabilidades en su día a día: gestionar y supervisar los recursos económicos y financieros de la empresa para trabajar bajo condiciones de seguridad, desarrollar procedimientos operativos, controlar los costes de la compañía, etc. Sin embargo, todas estas tareas podrían realizarse de manera más eficaz si el CFO dedicara más tiempo a las mismas. Por eso, hoy vamos a hablarte de 4 herramientas que le ayudarán a reducir tareas rutinarias, agilizar procesos y reducir costes.

  1. Grado de Apalancamiento. “Se refiere a la medición del nivel de uso de los recursos financieros operativos de la empresa para determinar el nivel de rentabilidad de los accionistas”, como señala EAE Business School.
  2. Flujo de Caja. Es un instrumento clave para que las empresas puedan representar mediante un informe las salidas y los flujos de ingreso.
  3. Cuadro de Mando Integral. Es un modelo de gestión “muy útil para la evolución de la actividad de una compañía y sus resultados, desde un punto de vista estratégico y con una perspectiva general”.
  4. Software de Gestión Documental. Es una herramienta fundamental para tener tus documentos controlados, organizados y clasificados, donde y cuando quieras, lo que agiliza el proceso búsqueda y consulta.

Aunque a primera vista pueden parecer un gasto, las herramientas tecnológicas que nos permiten mejorar la productividad y reducir costes son una auténtica inversión, pues son muy rentables a corto y largo plazo. ¡Recuérdalo!

 

Ventajas de estas herramientas en el departamento financiero

Con estas herramientas, el director financiero de las empresas puede agilizar sus procesos y dedicar tiempo a las tareas que de verdad importan. A la vez, permiten reducir los costes, ya que herramientas como el software de gestión documental de docunecta.com reducen el uso de papel, las impresiones, la tinta utilizada, etc., en la compañía. Además, libera de papeles el espacio físico y la empresa proyecta una imagen más moderna.

Gracias al CMI, o Cuadro de Mando Integral, el profesional financiero puede definir la razón de ser de la empresa y hacia dónde se dirige, diseñar estrategias a medio y largo plazo, controlar la imagen interna y externa de la compañía, mejorar la propuesta de valor para el cliente, etc. El Grado de Apalancamiento, por su parte, puede ser muy conveniente para aumentar la rentabilidad y multiplicar el beneficio, invertir en algunas operaciones y beneficiarse de las etapas de inflación.

Por último, el Flujo de Caja automático, como herramienta fundamental para representar las salidas e ingresos en la compañía, permite disponer de información oportuna a tiempo, reducir los riesgos, fortalecer los lazos con los proveedores e inversionistas potenciales, optimizar los tiempos y mejorar la toma de decisiones, entre muchas otras.

¡Imagina todo lo que podría mejorar la empresa si utilizases todas estas herramientas en tu departamento!

 

La digitalización en el área financiera de las empresas

El impacto de la digitalización en las funciones de la empresa es incuestionable. Afecta a todas las compañías, independientemente de su industria y tamaño. Los sistemas de control, las ventas, las adquisiciones, la investigación y el desarrollo, la logística, las estructuras organizativas y el marketing han evolucionado y se están transformando con modelos mucho más ágiles y automatizados que permiten a la empresa:

  • Aumentar su productividad.
  • Mejorar la rentabilidad.
  • Mayor presencia digital.
  • Atención más personalizada al cliente.
  • Fomentar la innovación.
  • Mejorar las condiciones laborales de los trabajadores.
  • Mejorar la toma de decisiones.
  • Utilizar nuevos canales de contacto con los clientes.

Los sistemas organizativos y el control de las gestiones están transformándose gracias a las tecnologías digitales. Por eso, es fundamental prestar atención no solo al desarrollo de las competencias digitales del negocio, sino también a las de sus empleados. El CFO debe estar muy involucrado en el proceso de planificación estratégica.

 

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