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Digitalización de documentos: razones y claves para dar el paso

La digitalización de documentos de las empresas es una realidad que tanto las pymes como las organizaciones más grandes llevan varios años implementando en aras de una mayor productividad y eficiencia. Son cada vez más los negocios que se benefician día a día de la transformación digital plena, adaptándose a los cambios tecnológicos que obligan a dar un paso más allá.

Esa transformación debe ser paulatina para que la adaptación no suponga obstáculos a los trabajadores sino que puedan ir acostumbrándose poco a poco a una nueva forma de gestionar y organizar los documentos de la empresa.

En España, esa digitalización de la empresa está por encima de la media europea. Según el Observatorio de Competitividad Empresarial Sociedad de la Información de la Cámara de Comercio, las empresas españolas han mejorado un 1% su nivel de digitalización en 2016 con respecto al año anterior y la previsión es que siga creciendo. En cuanto a comunidades autónomas, Madrid y Cataluña son las más avanzadas.

Si tu negocio aún no ha dado ese paso, es hora de ir planteando el cambio para no quedarte atrás en una era tecnológica en la que si no avanzas en este sentido, será complicado sobrevivir. Te damos todas las claves que necesitas para considerar la digitalización de tus documentos.

 

 

¿Qué es la digitalización de documentos?

En primer lugar, debes saber qué es exactamente la digitalización o a qué nos estamos refiriendo en este artículo. Para que lo entiendas, será mejor aclarar qué no es la digitalización. Tener una página web, hacer uso de las redes sociales, o contar con un móvil inteligente y una tablet con acceso a Internet no es digitalizar la empresa.

La digitalización puede entenderse como la aplicación de las técnicas más modernas y la última tecnología a todo el proceso de producción de la empresa. Pero como decimos, por algo hay que empezar para completar todo ese proceso y un primer paso puede ser, además de contar con la tecnología necesaria, la digitalización de los documentos con los que trabaja tu empresa y los empleados de la misma.

La transformación digital es un fenómeno que ha llegado para quedarse y te guste o no, tarde o temprano tendrás que asumir que tu empresa debe adaptarse a los tiempos que corren. A día de hoy, cuando las pymes y la administración están aún rezagadas a dar el impulso que necesitan, supone una gran ventaja frente a la competencia. Es decir, es preferible que desarrolles ahora una estrategia de digitalización plena que lo hagas cuando el 99% de las empresas lo hayan hecho.

Si tienes la tecnología necesaria pero todavía manejas cantidad de papeleo en la oficina es hora de dar el primer paso: convertir tus documentos, tanto de texto como imágenes, del formato papel a electrónico. Eso es básicamente la digitalización. 

Diferencias entre digitalización y gestión documental

Aunque constituya un primer paso para adaptarse al mundo digital en el que estamos inmersos, no quiere decir que el proceso acabe con la transformación de tus documentos al formato electrónico. Sin embargo, sí que es el primer escalón que debes subir para disfrutar de todas las ventajas  a medio y largo plazo.

La gestión documental sería el segundo impulso. Una vez digitalizados todos tus "papeles", llegará el momento de gestionarlos de forma fácil y rápida a través de un software que te ahorre tiempo en la búsqueda, archivado y distribución de esos documentos. Es realmente un proceso sencillo que supone una pequeñísima inversión en comparación con las enormes ventajas que traerá a tu organización y a la productividad de tus empleados.

Por tanto, primero has de digitalizar y después gestionar esos documentos digitalizados. Ambos procesos son el resultado de una empresa más eficiente, más competitiva y con unos empleados dedicados a aquellas tareas que benefician directamente al negocio.

8 ventajas para implementar la digitalización en mi empresa

La digitalización de documentos supone múltiples ventajas para la empresa tanto pública como privada. Por darte un dato, el responsable de investigación en el sector público de Deloitte, William Eggers, asegura que la digitalización "puede eliminar el 25% de las horas de trabajo de los empleados públicos".

Pero no sólo para la administración pública, este proceso supone ventajas y no es el ahorro de tiempo la única, sino que todas las empresas, la tuya incluida, pueden sacar provecho de la digitalización de sus documentos.

Entre los motivos que debes tener en cuenta para implementarla están:

Ahorro considerable del espacio físico

Olvídate de estanterías y cajoneras repletas de archivos, carpetas, documentos...Eso forma parte del pasado. No dejes que te "coman" los papeles en el despacho porque esa imagen está obsoleta y no es la que tu negocio debe dar.

Acceso mucho más rápido a la información

Es quizás la principal ventaja de la digitalización de documentos, por la que la mayoría de empresas dan el paso. La rapidez con la que podrás acceder a todos tus documentos habrá rentabilizado buena parte de tu inversión.

Reducción del tiempo de búsqueda

Encuentra lo que necesitas tan sólo tecleando una o varias palabras en tu ordenador. Un cliente no se merece esperar porque los empleados necesiten tiempo para buscar un documento. La rapidez se valora y todos queremos respuestas y soluciones en el menor tiempo posible.

Documentos más seguros

Echar la llave a ese cajón donde guardas información confidencial no será necesario. Con la digitalización puedes proteger tus documentos bajo claves de acceso y restringir a los usuarios que quieras. La pérdida o sustracción de información ya no será un riesgo.

Seguridad ante catástrofes

Seguramente conoces algún caso de pérdida de documentos de una empresa tras una inundación o un incendio. Es algo imprevisible que puede ocurrir en cualquier negocio. Esos documentos nunca volverán y eso puede acarrear daños a terceros que podrían dejar de confiar en tus servicios.

Acceso desde cualquier lugar y dispositivo

No será necesario que vayas a la oficina para consultar o enviar un documento. Si los tienes digitalizados podrás acceder a ellos desde cualquier lugar, cuando estés en una reunión o una comida de empresa. Tan solo necesitas tu móvil o tablet. Fácil, ¿verdad?

Ahorro en impresión

Tinta y más tinta, papeles, fotocopias, escáner. Además del tiempo que supone para los empleados que se levantan una y otra vez a la impresora, estarás ahorrando dinero y contribuyendo a mejorar el medio ambiente. Antes bastaba con estar concienciados con la importancia de reciclar, con la digitalización de documentos vamos más allá.

Menos costes de mantenimiento

Para organizar y tener un correcto archivado de los documentos necesitas recursos. Ahorra en personal administrativo o asígnale tareas que redunden directamente en beneficios en lugar de emplear su tiempo en funciones que puede facilitar la tecnología.

¿Qué documentos puedo digitalizar?

Si estás pensado en que la digitalización de documentos implica solamente disponer de tus papeles en formato word o excel en el ordenador o en el móvil, es que aún no has entendido bien el concepto.

No sólo podrás tener esos documentos en formato electrónico como si de un escáner simple se tratase sino que tendrás acceso a documentos como:

  • facturas de proveedores,
  • albaranes,
  • pedidos de clientes,
  • seguros;
  • planos, mapas, fotografías
  • archivos multimedia (vídeos, música)

Todo, absolutamente todo independientemente de su formato, podrás tenerlo a buen recaudo para siempre. Y si además, instalas una solución de gestión documental, las ventajas son infinitas.

¿Cómo es el proceso de digitalización de documentos?

Muchas empresas como la tuya temen implementar la digitalización porque creen que es un proceso tedioso, lleva tiempo de adaptación y además no confían demasiado en dejar sus valiosos documentos en manos ajenas.

Es algo normal cuando se trata de tu negocio y de la confidencialidad de los datos que requieren una protección total de los mismos. Sin embargo, debes saber que la digitalización es totalmente segura cuando se elige la empresa adecuada y te permitirá beneficiarte de ella en poco tiempo.

Normalmente, el proceso de digitalización pasa por estas fases:

  1. Recogida de los documentos en cualquier punto donde esté ubicada la empresa
  2. Eliminación de cualquier elemento de unión de los documentos como clips o grapas, extraer de los originales de carpetas, bolsas… y clasificación de forma manual si fuera necesario.
  3. Digitalización y escaneado. El proceso de digitalización convierte el papel en imágenes electrónicas a través de escáneres de alta producción y escáneres planos.
  4. Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras…
  5. Grabación/verificación. Sistema de grabación inteligente que consigue minimizar las pulsaciones manuales necesarias. Se garantiza además un control de calidad de las imágenes a través de la video grabación.
  6. Validación. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host…
  7. Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web.

 

Ya has visto que la digitalización de documentos será el primer paso para que tu negocio se coloque por delante de la competencia. Vivimos una era tecnológica en la que si no te adaptas, corres riesgo de extinción. El tiempo de los demás es tan valioso como el tuyo y perderlo con tareas que hoy día puede facilitar la tecnología no tiene ningún sentido. Pero no sólo el ahorro de horas y horas sino de recursos tanto humanos como capitales deben ser razones suficientes para dar el salto. ¿Estás preparado?

 

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