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Digitalización y gestión documental, ¿merece la pena la inversión?

La digitalización y la gestión documental son dos procesos que llevan a cabo las empresas para avanzar y mejorar sus resultados tanto de rentabilidad como de productividad de sus procesos de trabajo. En muchas ocasiones, aunque hayas oido hablar de esta forma efectiva de organizarse en la empresa, no tienes claro si realmente es una necesidad o un capricho.

Aunque las empresas españolas van entendiendo la importancia de dar un salto hacia las nuevas tecnologías aún hay mucho por hacer. De hecho, según un Informe sobre la Competitividad Digital de 2017, España está en la mitad del ranking de países más competitivos en este área que encabezan Singapur, Suecia y Estados Unidos.

Hay negocios que por su naturaleza requieren de un buen sistema de gestión documental, como pueden ser las asesorías, los despachos de abogados, los centros de salud u hospitales o los bancos.

Sin embargo, no importa el sector en el que se mueva tu empresa si gestionas gran cantidad de papeleo diario, tienes un equipo multidisciplinar de trabajadores o buscas sobrevivir en el mercado y destacar por encima de tu competencia. Dar ese salto a la transformación digitales es hoy día imprescindible para mejorar los beneficios y estar a la altura de lo que marcan las nuevas tendencias.

Ventajas de la digitalización

La digitalización es el proceso por el cual una empresa convierte sus documentos físicos a formato digital, tanto aquellos que contienen información de texto como a modo de imagen. A la hora de transferir toda la información que llega en papel hay que contar con un proveedor especializado que garantice la seguridad y protección de datos de la documentación custodiada.

Hay diferentes opciones de digitalización, que puede hacerse en la propia empresa mediante unos sistemas y escáneres de alta resolución o mediante la recogida de los documentos para llevar a cabo el proceso en un centro especializado.

Sea como sea, las principales ventajas que conlleva la digitalización son:

Más espacio físico

Liberar a una empresa de archivadores, cajones, estanterías y un montón de documentos que se acumulan con el paso del tiempo es una ventaja que muchas empresas valoran muy positivamente.

Si además, no tienes demasiado espacio o quieres una empresa sostenible y estás comprometido con el medio ambiente, cuanto menos papel mejor.

Menos tiempo en las búsquedas

Lejos va quedando el típico archivo donde las búsquedas de documentos se eternizan y las empresas necesitaban personal específico para hacer labor de documentación y archivado.

Acceder a una información determinada con un solo clic y tenerla disponible en una pantalla, pero al mismo tiempo poder disponer de ella en papel solamente si es necesario, es un beneficio que a la larga aumenta los beneficios y mejora mucho la productividad.

Documentos seguros

El riesgo de perder documentos en papel es mayor que si estos se encuentran en un soporte digital, siempre y cuando esté sea seguro, esté bien custodiado y tengas copias de seguridad.

Una catástrofe, un robo, un incendio, una inundación...son accidentes que pueden ocurrir en cualquier negocio. La tranquilidad que aporta la digitalización en este sentido, no tiene precio.

Reducción de costes

La inversión en personal administrativo y los gastos en impresión y mantenimiento serán siempre menos necesarios o en algunos casos prescindible si optar por convertir los documentos de tu empresa a formato digital.

Aunque te parezca un gasto innecesario el hecho de contar con un proveedor especializado en digitalización, en poco tiempo rentabilizarás la inversión y te darás cuenta de que ha merecido la pena.

Empleados más productivos

El hecho de ahorrar tiempo en la búsqueda de documentos y el correcto archivado de los mismos, de forma mucho más organizada, supone una ventaja más que es la productividad de tus empleados.

Déjales que dediquen el tiempo que dura su jornada laboral a tareas que redunden en un aumento de la calidad del servicio y de los beneficios de la empresa.

Ventajas de la gestión documental

La gestión documental requiere de la digitalización para que tenga sentido y viceversa. Si solo vas a convertir tus documentos para que puedas acceder a ellos a través de diferentes dispositivos, pero no tienes un buen software para gestionarlos, las ventajas se quedarán muy reducidas.

No es necesario que lleves a cabo los dos procesos a la vez, pero es conveniente que tengas en cuenta que lo que realmente va a suponer un salto cualitativo van a ser ambos cambios.

La gestión documental te proporciona una serie de herramientas para la gestión, búsqueda, archivo y difusión de los documentos de forma rápida y organizada.

Entre los principales beneficios, comunes a cualquier sector, que tiene la gestión están:

Procesos unificados

Una empresa con distintos departamentos y personal en cada uno de ellos realiza muchas veces tareas similares que suponen tiempo. Si cada flujo de trabajo está bien planteado, cada empleado sabe qué tiene que hacer y en qué momento y qué función corresponde a otro departamento, la productividad aumenta considerablemente.

Documentos a buen recaudo

En lugar de guardar documentos bajo llave, tenerlo bajo clave y contraseña o restringiendo el acceso a determinados usuarios, es más seguro.

Ahorro de tiempo

Al menor tiempo en buscar documentación que supone la digitalización puedes añadir la ventaja de poder editarla, guardarla o difundirla de forma inmediata, en pocos segundos.

El tiempo que ahora dedicas a esas tareas, podrás invertirlo en mejorar la atención al cliente o en funciones que incidan directamente en los beneficios de tu empresa.

Menos personal o más eficiente

Es probable que tus empleados no estén de acuerdo en que implementes un programa de gestión documental por el miedo a perder sus puestos de trabajo. Sin embargo, si no quieres ni puedes ahorrar costes en personal sí podrás rentabilizar mejor su tiempo dándoles nuevas responsabilidades con las que su compromiso con la empresa aumente.

Facilidad de acceso

No es necesario que estés en la oficina para mostrar un documento en una reunión o comida de empresa. Ni tampoco será necesario estar delante de tu ordenador para trabajar o consultar una información.

Con un programa de gestión documental, puedes disponer de tus documentos digitalizados desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar y momento.

Compatible con otros sistemas

A la hora de adquirir un software de gestión documental debes tener en cuenta unos requisitos, entre ellos, que sea compatible con el sistema de gestión que utiliza la empresa, si trabajas ya con alguno.

De lo contrario, tendrás que cambiarlo y eso supondrá un coste adicional y una formación extra para los trabajadores que puede redundar en una reducción de la productividad durante un tiempo.

Digitalización y gestión documental ¿Son ambas necesarias?

Como ves, las ventajas son muchas siempre y cuando realices la inversión en digitalización primero y posteriormente en un buen programa de gestión documental.

Antes, puedes valorar cuáles son tus necesidades reales e incluso contactar con los posibles proveedores que te guiará para tomar la mejor decisión.

Hacer una buena auditoría, calcular el tiempo que dedica cada empleado en buscar, archivar, procesar...documentos y el que podrías ahorrar te ayudará.

Las gestorías, entidades bancarias, centros educativos o de salud, asesorías o negocios del sector automovilístico gestionan gran cantidad de documentos y en la mayoría de casos, se benefician de forma más directa. Sin embargo, cualquier empresa puede aprovechar estas numerosas ventajas, rentabilizando la inversión en poco tiempo.

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