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Blog de gestión documental para empresas

El director administrativo: más allá de la supervisión de operaciones

Es tiempo de sacudir el polvo de nuestras estanterías, desalojar los archivadores y dejar espacio para la digitalización, que viene con mucha prisa, por cierto. Este proceso tecnológico ha hecho posible lo que muchos deseábamos durante años: reducir los costes y facilitar la búsqueda de documentos. Preservación y acceso han encontrado la armonía en la era digital.

Los problemas de conservación y difusión de documentos han sido durante años la gran preocupación de las empresas. Ni qué decir tiene cuando un cliente solicitaba una determinada factura u otro papel, y el personal de la compañía se pasaba horas hasta dar con él. ¿En qué estantería se archivó? ¿Cuánto tiempo lleva ahí? ¿Quién puede acceder a él?

Quedan demasiadas preguntas sin resolver del modus operandi tradicional que las compañías siguen para gestionar el papeleo. Por no hablar del gasto de papel y tinta empleado en la impresión de documentos. A más de uno le haría un favor disponer de un sistema de gestión documental inteligente para almacenar y recuperar los documentos de forma instantánea.

El director administrativo financiero, sin ir más lejos, no solo se beneficiaría de la rapidez con que se gestiona toda la documentación de su actividad, sino que también repercutiría en la reducción de costes de la empresa.

 

La responsabilidad del director administrativo en la empresa

En el título de este post hablamos de ir más allá de la supervisión de operaciones porque el director administrativo tiene la oportunidad de reducir costes y agilizar su trabajo. La gestión documental es una oportunidad para todos, especialmente para aquellos profesionales y empresas que invierten demasiado tiempo y dinero en almacenar y recuperar documentos, o que disponen de muchísimos papeles físicos encima de la mesa.

Es hora de sustituir aquellos archivadores enormes pegados a la pared por herramientas de gestión documental integradas en los sistemas de la organización. Supervisar las operaciones de apoyo de la organización es muy importante para este director, pero no es su única responsabilidad. Planifica los negocios, gestiona proyectos y finanzas, elabora presupuestos, realiza investigaciones sobre la reducción de costos, gestiona las cuentas por cobrar o pagar, etc. En definitiva, agrega valor a la empresa.

¿Qué ventajas ofrece la empresa con la digitalización de documentos?

En el anterior apartado hablábamos de reducir costes como una de las responsabilidades que corren a cargo del director administrativo. Pues bien, los sistemas de gestión documental han traído esta y muchas otras posibilidades gracias a sus ventajas, pero no son las únicas:

  • Reduce el riesgo de sufrir pérdidas de documentos en la empresa y lo que ello conlleva (incumplimiento del RGPD, multas, pérdida de clientes, mala reputación…).
  • Alarga la vida de los documentos, ya que no se almacenan en papel, sino de manera digital.
  • Indexar por metadatos para facilitar su búsqueda. Por ejemplo: nombres, fechas o códigos.
  • Aumenta la productividad de los equipos de trabajo.
  • Optimiza del espacio físico.

Cualquier documento puede ser digitalizado, sin excepción. Desde un albarán para los sectores farmacéutico, logístico y alimentación, entre otros; los contratos con empleados y clientes; las escrituras; hasta las facturas de cualquier oficina; los planos de obras, o cualquier otro documento que tenga valor y que se quiera preservar en el tiempo.

 

El crecimiento personal del director administrativo a través de las TIC

Las Tecnologías de la Información y de la Comunicación han marcado un punto y aparte en la manera en que se gestionan las empresas, en general, y los documentos, en particular. El director administrativo ya no busca su crecimiento personal únicamente a través de escalar posiciones en la compañía, ni de la mejora de su salario, sino que ahora también lo hace a través de la tecnología.

Los nuevos avances están proyectando una fuerte influencia sobre el desarrollo profesional para proponer nuevas oportunidades. Han irrumpido con tanta fuerza en nuestra vida, que muchas veces ni siquiera somos conscientes de cómo eran las cosas hace apenas unos años y de cómo se han modificado nuestras costumbres en el ámbito personal y profesional.

Combinar las metodologías de trabajo clásicas con las nuevas formas de trabajar es ya una oportunidad para el crecimiento de los directores administrativos. El valor de su trabajo puede verse reflejado a través de sistemas que permiten la reducción de costes en la empresa, como sucede con el software inteligente de gestión documental de Docunecta.

¿Apuestas por procesos más eficientes? ¿Vas a integrar tus sistemas con nuevas herramientas de gestión documental? ¿Estás haciendo algo para ahorrar tiempo y espacio físico en tu oficina? ¿Cómo vas a reducir tus costes?

Algunos profesionales ya estiman que “un gestor documental puede obtener un ahorro entre el 50% y 70% en material de oficina, como papel, toners, fotocopias, faxes, sellos, sobres, etiquetas, carpetas, armarios archivadores…”.

 

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo