Blog de gestión documental para empresas

El fomento y la innovación tecnológica dentro de las empresas

Fomentar e innovar son dos verbos que caminan entrelazados con las empresas. ¿Sabías que es posible ponerlos en práctica a través de la apuesta por modelos de gestión documental? Las empresas han sentido primero un problema: desorden y dificultad para acceder a sus documentos. Y después ha venido la alternativa: sistemas de gestión documental.

En los tiempos que corren, las competencias tecnológicas y el control sobre ellas son un aliado perfecto para superar cualquier reto o desafío, así como para el crecimiento y el éxito de las compañías. En la tuya eres tú quien mueve los hilos de la marioneta, pero ¿qué haces para mantener el control sobre las competencias tecnológicas?

Lee este post y comprueba si el camino que estás siguiendo es el adecuado.

 

¿Por qué cada vez son más los directores informáticos que apuestan por la gestión documental?

Las competencias tecnológicas son esas características y habilidades que nos permiten un rendimiento perfecto y adecuado en las empresas. La gestión documental nos brinda el control y la accesibilidad necesarias para la buena marcha de la compañía, y por ello cada vez son más los directores informáticos que apuestan por estos sistemas.

Los documentos marcan y reflejan el ciclo de vida de la actividad empresarial, de manera que su desempeño ha de estar en concordancia con los objetivos y las necesidades. Una compañía debe estar capacitada para actuar en todo momento, independientemente de su actividad, sobre cualquier soporte o documento.

 

Los directores informáticos buscan el fomento a través de la tecnología

Una de las grandes responsabilidades y objetivos de las empresas de hoy en día es el de fomentar la innovación y el cambio, a la vez que brindar soluciones a medida, flexibles y dinámicas. Y si tuviéramos que señalar un responsable de estas tareas sería el director informático, quien debe orientar el uso de las tecnologías de la empresa para sacarles el mayor rendimiento posible.

Entre sus grandes preocupaciones se encuentra la gestión documental, necesaria para la optimización, la planificación y la priorización del trabajo dentro de la organización. En su constante actualización sobre las tendencias tecnológicas destacan los sistemas de gestión de documentos, sobre todo por los problemas que se detectan dentro de la empresa:

  • Poca productividad debido a la repetición de algunas labores administrativas, como organizar las facturas de los clientes o buscar un determinado papel.
  • Escasa seguridad documental, imprescindible para la protección de los datos de las personas físicas y jurídicas.
  • Dificultad de acceso a los documentos por parte de personas ajenas al departamento de administración, de manera que se pierde mucho tiempo.
  • Desconocimiento sobre las verdaderas ventajas de un sistema de gestión documental.

¿Se te ocurre algo más?

 

La situación actual de las empresas

La gestión documental no surge como una alternativa, sino como una necesidad. Estamos en el momento idóneo para destinar los recursos a lo que más importa. Todos somos conscientes de que la información es ya el principal activo de la mayoría de las empresas, pero muchos profesionales siguen invirtiendo grandes costes operativos en materia de gestión documental.

Sin embargo, aunque todavía existe desconocimiento sobre esta cuestión, alrededor del 70% de las compañías ven afectada su agilidad operativa debido a una mala gestión de los documentos. Caminan cojeando cuando, en realidad, podrían caminar sin incertidumbre y con total tranquilidad, dos de las grandes ventajas que aportan los gestores documentales capacitados para digitalizar todos tus documentos.

Para que te hagas una idea, algunos de los sectores que más están invirtiendo en estas soluciones son: la logística, las administraciones públicas, la sanidad, las pymes, los centros educativos, los despachos de abogados, los concesionarios de coches, etc.

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