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¿Es difícil la migración con un sistema de gestión documental?

La verdad es que depende del tipo de programa con el que estés llevando a cabo dicha migración, aunque lo más lógico es que esta sea una tarea sencilla que no nos lleve demasiado tiempo. Al fin y al cabo, lo que estamos buscando es agilizar los tiempos y las tareas, así que no tiene mucho sentido apostar por un sistema de gestión documental que ralentice nuestros tiempos.


Con DocuManager no tendrás este problema. En Docunecta hemos desarrollado una solución a medida que los responsables IT ya pueden barajar entre sus alternativas. El porqué te lo contamos a lo largo de este post. ¡Dale scroll y continúa leyendo!

 

El responsable IT en cuestiones documentales

Si tenemos en cuenta que el responsable IT persigue el objetivo de mejorar los resultados del negocio usando las TIC, así como gestionar la informática y los sistemas ERP, entre muchas otras cosas, es lógico que tenga la gestión documental como alternativa prioritaria en los tiempos que corren. Gracias a soluciones como DocuManager, podrá garantizar a la empresa una mejora de la productividad, la reducción de costes y la mejora del acceso a los documentos.

Sin embargo, a muchas empresas les preocupa el tiempo y la complejidad que pueda producirse con la migración de sistemas de gestión documental, pero lo cierto es que esto no es algo que ocurre muy a menudo. Así que, ¿cómo vas a asegurar que el proceso se realiza correctamente y que no acaba produciendo errores?

Gracias a DocuManager, las dificultades desaparecen. Este sistema ha sido desarrollado para facilitar las tareas de las compañías en cuestiones documentales. La migración no tiene por qué ser un proceso complejo, sino más bien una optimización de los procesos de gestión documental internos.

Olvídate de problemas y asegúrate de que tus documentos, archivos y procesos son compatibles con el sistema de gestión documental. Será una garantía para evitar problemas posteriores.

 

¿Qué hacer para evitar errores en la migración?

A continuación vamos a contarte algunas de las cosas que debes de tener en cuenta antes de lanzarte a realizar la migración de tus documentos:

  1. Identificar los perfiles de usuario, es decir: quién lo crea, escribe y supervisa.
  2. Las necesidades colaborativas que existen para crear el contenido.
  3. La actualización de dichas necesidades.
  4. Planificar la reutilización del contenido que ya se tiene.
  5. Los procesos de documentación en el actual sistema.
  6. Las categorías del contenido existente.
  7. La estructura y el almacenamiento de la información.
  8. Identificar las fuentes de contenido actuales en la compañía.

 

Conclusión acerca del responsable IT en la gestión documental

El responsable IT tiene una gran labor por delante en cuestiones de gestión documental, además tiene una gran responsabilidad ante la integridad y la disponibilidad de la información contenida en las bases de datos de la compañía y su adaptación a las políticas de seguridad, entre otras cosas. Por tanto, esta es una solución que debe barajar en todo momento para garantizar el buen funcionamiento de la empresa y contribuir al ahorro de costes y tiempos.

No importa si eres una empresa comercial, un despacho de abogados, una gestoría, una empresa de logística o un concesionario de coches. La gestión documental inteligente con Docunecta es necesaria prácticamente en todos los negocios, independientemente del tamaño y el sector. DocuManager es una solución que se adapta a tus características y necesidades.

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