Gerente comercial: sus principales funciones para la gestión documental

Una buena gestión de documentos es muy importante para el cargo de gerente de una empresa. El éxito de su trabajo se mide en la obtención de objetivos, beneficios y resultados. Siempre se le han asignado muchas labores y no se ha llegado a especificar unas en concreto. Sin embargo, Harold Koontz y Cyril O´Donnel, profesores de la Universidad de California, afirmaron en su libro Principles of Management: An Analysis of Managerial Functions que el cargo del gerente se resumía en las siguientes labores: dirección, integración y control del personal, así como organización y planificación de las tareas que se van a realizar en la empresa.

¿Y cuáles son sus objetivos? Que la empresa obtenga beneficios, posicionarse en el mercado, innovar, ser más productivo y rentable y que los clientes estén satisfechos con el servicio que les proporcionan.

Metas a conseguir en su día a día

No todo es a largo plazo, también hay metas que conseguir a corto plazo. Existen tareas del día a día que el gerente también tiene que llevar a cabo en cuanto a la gestión de documentos y de las que debe salir victorioso. Algunos ejemplos son:

Escuchar y solucionar las reclamaciones de los clientes insatisfechos: En todo negocio se producen reclamaciones de clientes que no están a gusto con el servicio o producto que les has proporcionado. El gerente debe solucionar las reclamaciones de los clientes que no estén satisfechos con alguna cuestión relacionada con la empresa.
Innovar actividades o planes para captar futuros clientes: Tiene que ser creativo y su cabeza siempre tiene que estar pensado planes nuevos para llamar la atención de las personas y dirigirles hasta el negocio.
Elabora y supervisar cuentas: Se encarga también de realizar presupuestos y, además, aprueba los gastos que haya tenido la empresa.
Supervisar ofertas: No solo se encarga de realizar presupuestos y aprobar los gastos, sino que también tiene que estar pendiente de aplicar los descuentos y los precios especiales que en esos días o época tocan.
Habilidad para comunicarse
Desarrollar liderazgo
Analítico y resolutivo
Dirección del equipo: Dirigir a los empleados, guiarlos y orientarlos en la realización de sus tareas. También en la dirección entra el liderazgo que tiene que ejercer en ellos y la motivación que les tiene que proporcionar para que realicen su trabajo de forma satisfactoria.
Integración nuevas incorporaciones: Capta y selecciona candidatos para que se incorporen al negocio. Cuando ya son empleados se encarga de su integración en el equipo y de asignarlos las labores deben desempeñar.
Control del personal y de las actividades: Está pendiente de los trabajadores y evalúa lo que estos hacen mientras están en su puesto de trabajo. También controla si desarrollan de manera correcta las actividades planificadas. Gracias a un software de gestión documental, el gerente tiene a su disposición las actividades que realizan los empleados de cada área de trabajo.
Organización de actividades y del personal: Organiza y diseña todas las cuestiones relativas a la empresa. Las actividades, las tareas de los empleados, las previsiones de material y maquinaria.
Planificación de las futuras tareas: se encarga de planificar y repartir las labores de los empleados. No solo de organizar las actividades que los trabajadores deben desarrollar, también de planificarlas y repartirlas a cada uno de ellos. También gracias a un buen software de gestión, el gerente puede consultar cualquier documento o información en el momento que necesite sin que tenga que perder demasiado tiempo buscándolo.

¿Qué perfil se necesita para trabajar de gerente?

Todas las personas que ocupan el cargo de gerente poseen unas cuantas cualidades que a su vez se dividen en otras:

No solo es necesario desarrollar una buena comunicación oral, también escrita. Los gerentes deben ser excelentes comunicadores.
Es fundamental socializarse tanto con los compañeros como con los clientes. Y para la socialización es fundamental la comunicación.
En la comunicación no solo hay que hablar, también hay que saber escuchar. Ser capaz de escuchar es esencial en cualquier trabajo y en el de gerente no iba a ser menos. Sobre todo, para una de las labores diarias que hemos explicado, la de atender y solucionar las reclamaciones de los clientes.
Tener iniciativa, ideas, llevar la batuta y saber moverse.
Formar equipo y liderarlo de la mejor manera para que el trabajo salga adelante y correctamente.
Que en el equipo que haya buen ambiente, buena relación entre los compañeros. Que trabajar sea algo positivo y exista compañerismo.
Tener la capacidad de analizar situaciones e identificar futuros problemas.
Ser resolutivo por si ocurre algún improvisto saber cómo solucionarlo.

Labores del gerente respecto a la gestión de documentos

Si no conocías cuáles eras las funciones principales del gerente comercial y cómo este puede beneficiarse de una buena gestión de documentos, seguramente ya tengas una idea. Si quieres benficiarte de las ventajas de la gestión documental con docunecta.com, podemos ayudarte.