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Blog de gestión documental para empresas

La mejora de las empresas en materia de documentación

Aunque parece un tema relativamente nuevo, la gestión documental tiene una larga historia. En la Edad Media, tenía un carácter patrimonial y administrativo que, cuando perdía valor, entraba a formar parte de los archivos históricos, una tarea propia de los archiveros.

Poco a poco, se fueron desarrollando dos niveles: el de los archivos de la administración que se encontraban sujetos a fines culturales, históricos, etc., y, por otro lado, el de las administraciones que producían documentos. Llegó un momento en el que el proceso dio un giro, surgiendo la figura del gestor documental y, después, la gestión de documentos.

A partir de este momento, en pleno siglo XX, la materia fue tomando forma en base a las necesidades que tenían las compañías sobre su documentación. Hoy, en mitad del año 2019, muchas empresas ya se han unido a la gestión documental desde un punto de vista mucho más automático y digital, una decisión que nace en la dirección de la empresa y que contribuye a su mejora.

La intervención del CEO en la gestión documental                                

¿Sabes cuánto tiempo has perdido buscando documentos? ¿Qué imagen da tu empresa con tal desorden? ¿Has perdido algunos papeles importantes? ¿No se te hace repetitivo el proceso?

Te hacemos estas preguntas porque, a lo largo de los años, cuando no nos quedaba otra opción, las compañías hemos dedicado gran parte de nuestro tiempo a buscar una factura, un presupuesto, una nómina, un contrato, una oferta, o lo que se te ocurra, en mitad de un mare magnum de información. O, quizás, ordenada en archivos, pero en los que faltaba la inmediatez, afectando a la agilidad operativa de la organización.

Por eso, no es de extrañar que cada vez sean más los CEOS que barajan entre sus posibilidades la decisión de implantar una gestión documental para digitalizar todos los documentos, para dejarse de incertidumbres y aumentar su productividad.

Como responsable general de velar por las estrategias y la visión de la empresa, pone la mirada en una organización mucho más ágil y actualizada.

La transformación digital aterriza en los documentos de tu empresa

La disrupción digital se ha puesto de moda, y algunas compañías han decidido enfrentarla como una oportunidad, y no como una amenaza. Esta transformación llega a las organizaciones desde una perspectiva de gestión de información, gestión de documentos y de automatización de procesos ligados a este tipo de gestiones. El objetivo final del CEO es implantar un marco de gestión de información y documentos que sea óptimo para su compañía en todos los niveles.

La optimización de tus documentos empresariales

Algunos departamentos están mostrando una necesidad clara y concreta en este sentido, y es que cada día generan cientos y cientos de documentos. Y mejor aún, la información que contienen es la piedra angular de su éxito. Se crean, se envían, se almacenan y se buscan en numerosas ocasiones. El uso y el paso del tiempo los va degradando a la vez que perdemos gran parte de nuestro tiempo y de los recursos disponibles.

Por esta razón, merece la pena reflexionar y pararse a pensar por un momento en las alternativas que tenemos. ¿Por qué no los optimizamos? Es aquí donde entran en juego los sistemas de gestión documental o Document Management System (DMS). Nuestro tiempo es el bien más valioso que tenemos, es el que nunca perdona, pero es fiel a nosotros. Así que, si queremos ahorrarlo junto al dinero y mejorar nuestros servicios, quizás sea el momento oportuno para tomar conciencia de la situación.

Piensa por un momento en la venta del producto principal de tu compañía. ¿Cuántos documentos se generan desde la petición hasta la creación, el envío del pedido y la llegada de la factura? Incluso, en ocasiones, las empresas ya cuentan con sistemas electrónicos, pero pierden tiempo buscando documentos, pues el caos no solo se produce en el plano físico.

En este caso, las empresas que utilizan un sistema de gestión documental parten de una gran ventaja: almacena y organiza correctamente todos los documentos que se generan, y todos los empleados que tengan autorización podrán acceder desde sus equipos de trabajo. La búsqueda del archivo que estás buscando es solo cuestión de segundos.

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