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La importancia de la gestión documental en el sector logístico

La gestión documental abarca cada vez más sectores de trabajo. No se desarrolla en único ámbito empresarial, lo que provoca que su expansión aumente, así como también lo hacen las posibilidades de su implantación en las compañías. Dentro de todos los sectores que existen, el logístico se ha convertido en uno de los que más la usa y es que las empresas de este ámbito se están dando cuenta de su gran importancia.

 

Los errores más comunes en el sector logístico

Como en cualquier trabajo y ámbito se pueden producir errores que deben solucionar lo antes posible. También, antes de que sea tarde, se puede investigar qué tipos de fallos habituales se suelen cometer para prevenirlos. En el caso del sector logístico, los errores más comunes que se producen son los siguientes:

1. Falta de comunicación

La inexistencia de comunicación suele ser un error común en las empresas. Resulta totalmente necesario que exista una buena comunicación entre los integrantes de la compañía, ya sea altos cargos y trabajadores, empleados con empleados o directivos con directivos. Sin la comunicación apropiada, una empresa no puede funcionar de forma correcta porque todas las personas que conforman la compañía deben conocer lo que hacen las demás.

Este fallo se puede solucionar fácilmente gracias al impulso de una cooperación, colaboración e integración de todos los trabajadores de la empresa. Que se desempeñe un trabajo cooperativo entre los distintos departamentos o áreas que la forman. Se necesita buscar un objetivo común y, ¿cuál va a ser? El progreso y evolución de la compañía. Además, la inexistencia de comunicación en una empresa da mala imagen. De hecho, los clientes se dan cuenta de ello y no genera confianza.

2. Deficiente gestión en la planificación

Algunas veces se produce una mala gestión a la hora de planificar y organizar actividades. La cadena de valor de una compañía es otro aspecto fundamental dentro de sus estrategias, ya que gracias a esta herramienta se analizan las actividades que se desarrollan y se identifican las fuentes de ventaja competitiva de la empresa.

La cadena logística es esencial que evolucione y se diseñe a la par que el modelo de negocio. Por ejemplo, llevar a cabo una logística de coste bajo para una empresa de alta joyería, no resulta óptimo. En otras palabras, la cadena de valor debe ser consecuente con el modelo de negocio que desarrolla la compañía.

3. Ineficientes procesos manuales

Nos encontramos en una era tecnológica revolucionaria y tenemos la posibilidad de que la tecnología nos ayude a realizar el trabajo. ¿Por qué no utilizamos esa ayuda? Los procesos manuales se han quedado atrás y tenemos procesos digitales de gran calidad. La transformación digital aporta múltiples beneficios entre los que se encuentran la posibilidad de digitalización de documentos y la gestión documental. Dos grandes procesos innovadores que nos pueden sacar de mil apuros. Utilizar herramientas tecnológicas nuevas y, realmente, eficaces pueden facilitar varios procedimientos de trabajo. Desarrollar un proceso de transformación digital en una compañía, con la consiguiente implantación de un sistema de gestión documental, puede ayudarla a erradicar este error tan habitual.

4. Poca inversión en tecnología

Este fallo está conectado con el anterior, pues se siguen utilizando los procesos manuales y no se invierte en nuevas tecnologías que facilitan el trabajo de todos. Es cierto que muchas empresas puede que no tengan el suficiente dinero para llevar a cabo una buena inversión tecnológica. Sin embargo, si tienes una empresa debes pensar en los mejor para ella y el hecho de invertir en tecnología de calidad ayuda, en primer lugar, a los empleados en el desempeño de sus diferentes funciones. ¿En cuáles? Por ejemplo, en la planificación, organización y distribución de inventario, en la vigilancia e inspección de costes o en el seguimiento de los pedidos y proveedores. Estos solo son algunos beneficios, pero hay más.

5. Elección incorrecta de personal

Para dedicarse al sector logístico también se debe poseer la formación adecuada. Debes elegir a personas que se dediquen al transporte y que tengan las cualidades indicadas para desarrollar de forma correcta el cargo. Ciertas compañías escogen a los transportistas que les resultan más baratos, sobre todo desde hace más de 10 años, cuando llegó la crisis a España. Lo que ocurre es que esta elección sale cara a largo plazo y cuando se quiere subsanar, quizá, ya es demasiado tarde. Por tanto, debes ser consciente antes de que suceda y ser capaz de prevenir el error.

 

¿Qué opinas de estos 5 fallos habituales? ¿Ha cometido tu empresa alguna vez alguno? Es importante que los analices y te esfuerces en prevenirlos.

 

Gestión documental y logística: la unión perfecta

La gestión documental es una de las mejores herramientas que nos proporcionan las nuevas tecnologías y dentro del sector logístico se posiciona como uno de sus grandes complementos. Gracias a las ventas online, se ha incrementado la necesidad de labor logística y realizar todos los procedimientos en papel sería imposible. Por ello, un sistema de gestión documental gana fuerza, ya que ayuda a los procesos de automatización y distribución de la logística.

La gestión documental destaca por ser eficaz, transparente y segura, entre otras cualidades. Estos rasgos definitorios la sitúan en una posición elevada y esencial dentro de las tecnologías innovadoras y no es para menos, pues las facilidades de trabajo que aporta son muchas. La fusión de la logística y la gestión documental pueden ser la pareja perfecta, ya que las dos se sirven mutuamente y generan beneficios gracias a la otra.

 

Ventajas de la gestión documental para el sector logístico

Los beneficios que obtiene una empresa con un sistema de gestión documental adecuado son varios. En concreto, en el sector logístico las ventajas que ofrece son:

  • Registro de las incidencias: Con la gestión documental existe la posibilidad de que se registren las incidencias que puedan surgir en la empresa, ya sean parciales o totales.
  • Realizar acciones en un instante: Permite firmar la Carta de Porte con solo un dispositivo inteligente como un smartphone o una tablet.
  • Gestión del ciclo de vida de documentos: Consiste en un proceso sencillo y fácil que ayuda a los transportistas a ahorrar tiempo. Les facilita el trabajo porque, sin un sistema de gestión documental, esa función la deberían hacer ellos y desempeñarla le llevaría demasiado tiempo.
  • Almacenamiento de archivos de forma segura: Cada entrega que se produzca se va a guardar y conservar de forma segura, ya que se pueden digitalizar una gran cantidad de documentos.
  • Imprimir documentos: Se posibilita la impresión de información como la de los albaranes.

¿Tu empresa se dedica al sector logístico? Reflexiona sobre si necesitas un sistema de gestión documental con docunecta.com que te ayude tanto a ti como a tus empleados para la realización de las funciones. Puedes obtener múltiples beneficios y es un complemento perfecto para el sector logístico. No te quedes atrás, evoluciona y lleva a cabo la transformación digital que necesites.

 

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