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Gestión documental para una actividad eficiente, organizada y segura

Una empresa puede conseguir una actividad organizada, eficiente y segura gracias a la utilización de un sistema de gestión documental. Algunas compañías han implantado un software que, entre otras cuestiones, les facilita el trabajo. Docunecta ofrece un software inteligente, DocuManager, que te será de gran ayuda.

¿Es caro un sistema de gestión documental?

Si tu empresa está considerando implementar un sistema de gestión documental, va por buen camino. Su implantación no es cara, lo que debe pensar la compañía es en las múltiples ventajas que se obtienen gracias a él. Gracias a un software de gestión documental, tu empresa rentabiliza tiempo, así como dinero. La pregunta no es cuánto va a costar su desarrollo, sino cuánto va a ahorrar con su utilización.

Otro factor que determina el coste de la implementación de un sistema de gestión documental es el tamaño de la compañía y el número de empleados que trabajen en ella. ¿Por qué? Porque el sistema que implantes constará de unos servicios que, quizás en una empresa más pequeña, no se necesitan.

Un sistema de gestión documental no es gratis, pero si tu empresa lleva a cabo una buena planificación, organización y estudio de todos los beneficios que se presentan al usarlo, será consciente de que es una inversión adecuada a la vez que necesaria. Sabemos que nos encontramos en una nueva era tecnológica que nos ofrece herramientas innovadoras que facilitan el trabajo, y un software de gestión documental es una de esas grandes herramientas de las que las compañías se pueden beneficiar.

Motivos que existen para fomentar el uso de la gestión documental

Hay empresas que ya han implantado sistemas de gestión documental pero que, aun así, los fomentan para que otras compañías también lo hagan. Consiste en un método que engloba toda la documentación de la empresa y todo lo que esa documentación conlleva. Te vamos a ofrecer una lista con algunas de las razones que impulsan el fomento de un software de gestión documental.

 

  • Seguridad: El almacenamiento de la información que contienen los documentos es seguro. No existe peligro de pérdida de documentos, ya que se guardan de forma inteligente y automática en una Nube. Esta característica, además, genera confianza en los clientes de la empresa porque son conscientes de que toda la información está a buen recaudo.
  • Organización: Permite una organización apropiada en la que los documentos están ordenados y no es difícil obtener la información que se necesita. Además, este hecho proporciona una buena imagen a la compañía, ya que el tener toda la documentación organizada genera también cierta confianza en los clientes.
  • Eficiencia: Gracias a un sistema de gestión documental la empresa desarrolla una actividad eficiente. ¿Por qué? Porque es un sistema totalmente capacitado para cumplir y realizar las funciones que se le encomiendan. Esta característica es fundamental para el correcto funcionamiento y la evolución de la compañía.

Esos son los tres principales motivos por los que una empresa fomenta el uso de la gestión documental. Asimismo, son también beneficios que la compañía obtiene.

No obstante, podemos encontrar algunos más que son los siguientes:

  • Reducción de costes: Al disponer de una sola tecnología ahorrarás dinero en otras herramientas o instrumentos. Por ello, se reducirán los costes de producción.
  • Productividad: Aumentará la productividad de tu empresa. Será más fácil localizar la información que se necesita y, el trabajo que se desempeñe en ella, será más productivo.
  • Prevenir la duplicación de documentos: La posibilidad de que se dupliquen documentos resulta ser uno de los mayores peligros para tu empresa. Por lo que poseer un sistema de gestión documental para prevenirlo es una las mejores opciones que puedes contemplar.
  • Rápida localización de documentos: Como están todos los documentos digitalizados la búsqueda y localización de forma rápida es fundamental para no invertir demasiado tiempo y poder desarrollar las tareas adecuadamente.

 

Lo que proporciona DocuManager a tu empresa

DocuManager constituye nuestro software inteligente de gestión documental. Entre sus funciones destaca la posibilidad de guardar documentos, así como su recuperación en el caso de que se haya producido algún contratiempo. Todo se realiza en poco segundos y engloba tanto a los documentos creados por tu empresa como aquellos que has recibido.

Este sistema de gestión documental de docunecta.com aporta una serie de ventajas que otros sistemas no tienen:

  • Formación personalizada: Se adecuará al material de tu empresa y a las necesidades que tenga.
  • Envío de documentos por correo: Gracias a este software podrás enviar los documentos por medio de un correo y no será necesario el desplazamiento. Esta clave conforma uno de los aspectos fundamentales de DocuManager.
  • Compatibilidad con todo tipo de CRM (Customer Relationship Management) y ERP (Enterprise Resource Planning): Es compatible con cualquiera de las dos funciones.
  • Funciones a medida: Las funciones que se realizan con este sistema están diseñadas a medida de la empresa para que se adecúe perfectamente a ella.
  • Varios métodos de pago: El pago único y el pago a través de mensualidades.

Algunas de las empresas que ya confían en nuestros servicios son de índole nacional como: Telepizza, SEAT, Mapfre o Seur.

Implantar un sistema de gestión documental es fundamental en la época en la que vivimos. Con el paso del tiempo se posicionan como una herramienta imprescindible en las empresas gracias a sus múltiples beneficios. ¿Todavía no hay ninguno implantado en tu empresa? Solicita una demo de DocuManager, estaremos encantados de ofrecerte toda la información que necesitas.

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo