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Blog de gestión documental para empresas

Las claves para la digitalización de facturas en tu empresa

El comportamiento de los consumidores, la innovación tecnológica y el cambio en la cadena de valor de las empresas nos lleva a dar un paso más en el proceso de transformación digital.

La digitalización de nuestros documentos es parte del camino e implica la simplificación, mejora y automatización de operaciones o procesos de negocio. Su impacto en el mundo empresarial está siendo determinante, ya que hace el trabajo más rápido y eficiente. Permite sacar el máximo provecho de las oportunidades que nos ofrecen las tecnologías digitales.

Todas las empresas gestionan a diario facturas, lo que se convierte en una tarea laboriosa e ineficiente. Sin embargo, gracias a su digitalización, las compañías no solo eliminan el papel y los problemas de almacenamiento y deterioro asociados, sino que  es un factor clave para el ahorro de costes de la compañía.

¿Quieres saber cuáles son las claves de la digitalización de facturas con Docunecta?

 

¿Qué es la digitalización de facturas?

Digitalizar facturas es transformar los documentos en papel a formato digital. Esto es posible gracias a los sistemas de gestión documental. Las soluciones o herramientas que ofrecemos en Docunecta te permiten adaptar digitalmente tu empresa para facilitar el teletrabajo y la transformación digital.

No solo podrás transformar tus facturas en formato electrónico, sino almacenar y recuperar documentos de forma instantánea, automatizar flujos y procesos documentales, extraer datos de tus documentos escaneados y en formatos digitales para incorporarlos en programas de gestión, y transformar y distribuir documentos de forma sencilla.

En Docunecta te damos la oportunidad de llevar a cabo la factura certificada para tener tu documentación en formato digital y destruirla cuando desees. La factura certificada es aceptada por la Agencia Tributaria y es perfecta para certificar cuando haces el escaneado del documento original.

Este certificado permite digitalizar expedientes administrativos y documentos informativos, entre otros. Además, es muy útil para la automatización y contabilización de los documentos. Su filosofía se basa en ofrecer al cliente la posibilidad de escanear directamente la documentación y subirla a la aplicación, donde el OCR (Optical Character Recognition) lee toda la información y genera un asiento contable en su programa de contabilidad.

Es una solución perfecta para las empresas que gestionan un volumen elevado de facturas, como las gestorías u otras compañías de mayor tamaño. ¿Eres una de ellas?

 

La digitalización de facturas supone un paso más en la transformación digital

La transformación digital constituye una serie de pasos hacia el cambio de procesos, competencias y modelos de negocio con el fin de sacar el máximo partido a las oportunidades de las tecnologías digitales.

Si tenemos en cuenta que la digitalización de facturas implica la transformación en la manera en que se gestionan, almacenan y organizan estos documentos, entonces estaremos transformando uno de los procesos más laboriosos de la empresa y aprovechando la tecnología digital (gestión documental inteligente).

La transformación digital de las empresas no es una mera digitalización de sus procesos y documentos, pero es uno de los pasos más significativos para alcanzar un cambio a gran escala en la organización del negocio, sus operaciones, productos y procesos.

 

10 claves a tener en cuenta en la digitalización de facturas

La gestión documental de Docunecta permite digitalizar tus facturas de manera rápida, cómoda y sencilla, siempre con la ayuda de su equipo profesional. A continuación, te mostramos las claves del proceso:

  1. Las herramientas de gestión documental de Docunecta permiten transformar y distribuir documentos de forma sencilla.
  2. Facilitar el acceso a expedientes, facturas, pedidos, contratos, órdenes de compra o cualquier otra información.
  3. Automatizar flujos y procesos documentales.
  4. El equipo puede comunicarse de manera instantánea y colaborativa, creando recordatorios y comentarios, así como asignando tareas sobre los asuntos.
  5. Las empresas no solo pueden eliminar el papel y los problemas de almacenamiento, sino que también pueden ahorrar costes.
  6. Firmar contratos, ofertas y pedidos con clientes o proveedores a través de un mensaje al móvil, con plena validez legal.
  7. Permite extraer datos de tus facturas escaneadas y en formatos digitales para incorporarlos en programas de gestión, como el CRM o el ERP.
  8. Puedes darle a tus documentos la forma deseada.
  9. Y escanear directamente la documentación, subiéndola a la aplicación, donde el OCR lee los datos de la factura y genera un asiento contable en su programa.
  10. Facilita el teletrabajo.

La correcta organización a través de los programas de gestión de documentos llevará a tu empresa a lo más alto.

 

¿En qué consiste la automatización y contabilización de facturas?

Por lo general, las empresas destinan gran parte de su dinero y esfuerzo a la contabilización manual de las facturas recibidas. Su almacenamiento en archivadores, la búsqueda de un documento específico, la conservación, organización, impresión, etc., es un proceso laborioso que conlleva mucho tiempo y dinero para la compañía.

El proceso de automatización y contabilización de facturas permite escanearlas y clasificarlas de manera correcta, ya que, al subirlas al programa, el software de gestión documental inteligente se encarga de leerlas a través de un sistema OCR. Escanea tus facturas y despreocúpate de ellas, no solo mejorarás el rendimiento de la empresa, sino que aumentarás tu competitividad.

¿Cuentas con un gran volumen de facturas? ¿Te gustaría tenerlas dónde y cuándo quieras? ¿Poder encontrarlas, enviarlas o editarlas de manera rápida? ¿Cuentas con facturas de diferente naturaleza que deben ser aceptadas por distintas unidades de negocio?

¡Solicita más información sobre nuestras herramientas de gestión documental y descubre cuál necesitas!

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