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Blog de gestión documental para empresas

Mejorar el funcionamiento de las áreas de la empresa con DocuManager

Un sistema de gestión documental resulta imprescindible para mejorar el rendimiento de las diferentes áreas de la empresa. Existen multitud de sistemas y Docunecta también ha desarrollado el suyo propio: DocuManager.

Consejos para optimizar los departamentos de tu empresa

Los departamentos son la columna vertebral de la empresa. La sustentan. Por eso, es muy importante saber cómo optimizarlos, ya que uno de los objetivos de toda empresa es conseguir una mayor productividad y evolución futura.

El primer consejo consiste en fomentar e implementar la digitalización de los documentos. Para ello, debes servirte de un sistema de gestión documental como DocuManager, que es el software inteligente de Docunecta.

Sin embargo, también hay otros tips que te pueden ayudar a mejorar el funcionamiento de las áreas de tu compañía:

  • Instaurar un acceso mediante autorizaciones: Al establecer una serie de autorizaciones para que tus empleados accedan a toda la información, productos o servicios se mejora el funcionamiento de la empresa. ¿Por qué? Porque está más organizado.
  • Elaborar un seguimiento: Establece un procedimiento que consiga hacer un seguimiento de las áreas de la empresa. Uno que consiga saber qué, cómo y quién lo hace. Todo debe quedar registrado y reflejado en un documento para la posterior evaluación de los resultados y para lograr una solución de aquello que no funcione de forma adecuada.
  • Crear un buen equipo profesional: Asegúrate de formar un equipo que posea las aptitudes apropiadas para las funciones que debe desempeñar. Si te rodeas de los mejores profesionales, tu empresa evolucionará y conseguirá todos los objetivos.
  • Incentivar la colaboración de los departamentos: Se pueden llevar a cabo diversos procedimientos que estimulen una acción colaborativa entre las distintas áreas que conforman la empresa. El hecho de poseer un software inteligente facilita el trabajo entre todos los empleados porque permite la edición, modificación o redacción de un documento entre varios.

Si haces caso de esta lista de consejos que te ofrecemos notarás cómo el rendimiento de los departamentos de tu compañía mejora exponencialmente. Solo es necesario que seas consciente de los instrumentos que debes utilizar para optimizar tu empresa en todos los ámbitos y con esos instrumentos ser capaz de obtener el mayor rendimiento posible.

 

DocuManager mejora el funcionamiento de las áreas de la empresa

Nuestro software inteligente de gestión de documentos puede aportar a tu empresa diferentes beneficios. ¿Sabes cuáles son?

  • Incremento de productividad: Gracias a DocuManager tu empresa se volverá más productiva. Este aspecto está vinculado con el ahorro de tiempo, pues al ahorrarlo, la productividad será mayor porque para realizar las mismas funciones tus empleados invertirán menos tiempo.
  • Ahorro de tiempo: Con nuestro software inteligente tus empleados ahorrarán tiempo en la realización de sus labores profesionales. Y como hemos mencionado en el punto anterior, eso incrementará la productividad tanto de ellos como de las distintas áreas de la empresa.
  • Seguridad al 100%: Es una de las características fundamentales con las que cuenta nuestro sistema de gestión documental. Un sistema seguro genera confianza en la empresa, así como en el cliente. Asegurarse de que tus documentos están almacenados de forma correcta y eficiente es muy positivo para la imagen de la compañía.

 

DocuManager se sirve de un sistema OCR para leer la información de los documentos, y ese sistema constituye una de las joyas del software inteligente. Si consideras implantarlo en tu empresa debes saber que es una buena inversión con la que conseguirás rentabilizar desde el primer instante todas las labores de las áreas de la empresa. Conlleva gastos, pero a largo plazo agradecerás la inversión porque descubrirás todas las ventajas que te ofrece.

 

¿Por qué es esencial implantar un sistema de gestión documental?

Un gestor documental te permite realizar funciones que otras herramientas tecnológicas no hacen. Si eres el gerente de una empresa y en ella no está implantado un sistema como el de DocuManager, quizá sea necesario que reflexiones y te cuestiones si la empresa lo necesita o no. Muchas compañías de gran popularidad en España ya lo utilizan. No importa el sector al que se pertenezca, la digitalización de documentos no se dirige a un ámbito específico, sino que se puede desarrollar en todos. Algunas de las empresas que usan nuestro software inteligente de gestión documental y que pertenecen a diferentes ámbitos son Mapfre (sector de seguros), Telepizza (sector restauración), SEAT (sector automovilístico) o Mary Kay (sector de cosmética). 

¿Tú también quieres implantarlo en tu compañía? Con la digitalización de documentos con docunecta.com podrás estar seguro de que el proceso se desarrolle en las más estrictas medidas de seguridad y organización. 

El hecho de tener todos los documentos de la compañía bien organizados y clasificados aporta un plus en su imagen. Nos encontramos inmersos en una nueva era tecnológica en la que debemos actualizarnos tanto nosotros como los métodos con los que trabajamos. Un sistema de gestión documental es una de las herramientas innovadoras que nacen dentro de la nueva tecnología y una de las que más se puede obtener beneficios.

Además, otras de las ventajas de utilizar un sistema de gestión documental son:

  • Ayuda al medioambiente: Porque contribuye en su mejora. Al utilizar papel gastamos una media de 130 kilogramos, lo que supone una deforestación que alcanza casi las 500.000 hectáreas.
  • Optimiza el ROI: Gracias a una mayor productividad, un ahorro de tiempo y costes, y una mejora en la calidad de los servicios, se optimiza el ROI de la empresa. Este aspecto es fundamental para garantizar la rentabilidad de la compañía.

 

¿Estás buscando un sistema de gestión documental? Si quieres probar DocuManager, solicita una demo y comprobarás todas sus funcionalidades. No pierdas más el tiempo, actualiza tu empresa y aprovéchate de todas las ventajas que nos ofrecen las nuevas tecnologías.

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo