Docunecta tu empresa de gestión documental
Blog de gestión documental para empresas

Cómo soluciona un software como DocuManager los problemas tecnológicos de una empresa

La gestión documental se ha convertido en una herramienta clave de la nueva tecnología. Cada día las empresas se tienen que enfrentar a problemas y riesgos de documentación que provocan una mala gestión documental. Gracias a la implantación de un software inteligente de gestión documental como DocuManager, tu empresa no tendrá esos problemas. Docunecta te ofrece una solución muy eficaz para hacer frente a los problemas tecnológicos que se puedan producir en tu compañía.

 

¿Por qué se necesita implantar un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental proporciona multitud de ventajas que son bien recibidas por las empresas. No está dirigido a un sector concreto, sino que se puede aplicar a cualquiera que lo necesite.

¿Sabías que el 90% de las compañías no vigilan ni revisan los gastos que tienen en gestión de documentos? Además, al no poseer un sistema de gestión documental pierden mucho tiempo. Buscar documentos, localizarlos y utilizarlos supone un gasto de tiempo mayor. Si utilizas un sistema de gestión documental, lo que antes hacías en minutos, incluso en horas, después lo vas a hacer en cuestión de segundos. Este aspecto incrementa la productividad tanto de la empresa como de los empleados que trabajan para ella.

 

De todas formas, la gestión documental conlleva más ventajas. ¿Las quieres descubrir? Algunas de ellas son las siguientes:

  1. Seguridad: Es un aspecto clave de un buen sistema de gestión documental. Es un requisito indispensable poseer un elemento total de control para poder conocer con exactitud y veracidad quién accede a los documentos, cuándo y desde dónde.
  2. Ahorro de tiempo y coste: Tus trabajadores se van a ahorrar mucho tiempo en la búsqueda, localización y disposición de todos los documentos. Gracias a este aumento de calidad, su productividad también se incrementará, lo que provocará grandes beneficios a la compañía. Además, el tiempo que se ahorren en los procedimientos de trabajo, más tarde lo van a invertir para desempeñar otro tipo de funciones. Por lo tanto, con la implantación de un sistema de gestión documental, toda la empresa gana y se beneficia.
  3. Optimiza el ROI: Algunos estudios afirman que otras ventajas de la gestión documental, como el ahorro de tiempo y coste, la seguridad o la mejora de la calidad y productividad, dan lugar a la optimización del ROI. El «Retorno de la Inversión» (Return On Investement) es muy importante dentro de la estrategia de marketing de una compañía. ¿Por qué? Porque se trata de un valor económico que se ha generado gracias a una serie de actividades de marketing que la empresa ha desarrollado. Consiste en un elemento esencial a la hora de calcular la rentabilidad del negocio.
  4. Conservación de documentos de forma permanente: Los documentos pueden extraviarse en cualquier momento y circunstancia. Por ello, es necesario obtener una herramienta que conserve de manera permanente, además de segura, los documentos de tu compañía. El hecho de tener un acceso limitado de tiempo para acceder a la información de los archivos es uno de los mayores inconvenientes a los que se enfrentan las empresas. Una buena solución que puede implementar tu compañía para evitar estos problemas es un sistema de gestión documental. Con él se preservan y almacenan todos los documentos a largo plazo.
  5. Recuperación rápida y fácil: En el caso de que ocurra alguna adversidad o catástrofe en tu empresa, si tienes un sistema inteligente de gestión documental vas a poder recuperar la información de los documentos de manera rápida y sencilla. Es otra de las ventajas clave de la herramienta, ya que no te tendrás que preocuparte por la pérdida de años y años de gestión y trabajo.

 

DocuManager soluciona los problemas tecnológicos de tu empresa

DocuManager es nuestro software de gestión documental inteligente en docunecta.com. Es un sistema que posibilita tanto almacenar como recuperar documentos en tu empresa. Un software que te puede ayudar a solucionar los problemas tecnológicos de la compañía. Además, proporciona este servicio en cuestión de segundos. Es un software inteligente diferente a los demás, que se sirve de un sistema OCR que le permite el reconocimiento de datos e información que estén presentes en los documentos y archivos para clasificarlos, posteriormente, de forma correcta.

Asimismo, permite la búsqueda de documentos tan solo con una palabra o un par de ellas, por lo que si no recuerdas exactamente el título del documento, pero sí recuerdas el tema que se trataba, lo vas a poder localizar sin problemas.

DocuManager posee una serie de claves específicas que lo hacen diferente y que no vas a encontrar en otros softwares de gestión documental. Las cinco opciones diferentes y únicas que proporciona DocuManager consisten en:

  • Compatibilidad con cualquier CRM (Customer relationship management) o ERP (Enterprise Resource Planning).
  • Formación y adaptación personalizada: Se enseña el buen uso y gestión del software inteligente de DocuManager para que pueda aprovecharse al máximo y cumpla con las expectativas deseadas por la empresa.
  • Funciones personalizadas: Docunecta ofrece un servicio personalizado para que el software inteligente de gestión documental se adecúe a las necesidades requeridas por la compañía que lo demanda.
  • Posibilidad de enviar los documentos por medio de un correo electrónico: Es una gran opción porque, de esta forma, los empleados no van a necesitar desplazarse para entregar los documentos o archivos en mano. Este aspecto constituye parte de un completo ahorro de tiempo, que va a resultar muy beneficioso tanto para ellos como para la empresa.
  • Diferentes opciones de pago: único o mensual. Con ello, se amplían las posibilidades de las empresas, unas tienen preferencia por el primer medio de pago y otras por el segundo.

 

Ayuda a tus trabajadores a adaptarse a un software de gestión documental

Como empresa, debes ayudar a los empleados a adaptarse a un software de gestión documental como DocuManager. Debes proporcionarles todas las vías posibles para que su adaptación se realice de la mejor forma. Los trabajadores necesitan sentir que son parte del negocio, ya que eso es imprescindible para que se encuentren satisfechos con la empresa. Incrementa su calidad y su productividad.

En su adaptación a un sistema de gestión documental puedes utilizar una serie de consejos que van a facilitar la transformación:

  • Mantén a los trabajadores informados
  • Organiza clases de formación
  • Estimula su participación
  • Implícalos en el proceso de transformación digital

 

¿Tienes problemas tecnológicos en tu empresa? Un software de gestión documental puede ser la solución. ¿Quieres probar DocuManager y descubrir en primera persona todos sus beneficios? Solicita una demo y obtén la información que necesites.

 

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo