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Programa de gestión documental: tips para rentabilizar la inversión en poco tiempo

Un programa de gestión documental debe cumplir unos requisitos para que la inversión realizada sea rentable en el menor tiempo posible. Hay muchos softwares en el mercado y elegir el más adecuado a las necesidades de tu negocio es importante para rentabilizar al máximo esta tecnología que cada vez más usan más empresas.

Si te equivocas en esta decisión, puede que no te beneficies de todas las ventajas que supone trabajar con un programa de gestión documental tanto si se trata de una pyme como de una organización de mayor tamaño.

Te contamos las claves a tener en cuenta al elegir un proveedor o software para que gestione los documentos de tu empresa e incrementar su productividad a corto plazo.

Programa de gestión de documental: qué es y qué ventajas tiene

Un programa de gestión documental es un software o aplicación creada para ayudar a las empresas en el proceso de gestionar sus documentos de forma que suponga para éstas un ahorro tanto económico como de tiempo así como una mayor eficiencia y productividad en las rutinas de trabajo.

Trabaja sobre documentos electrónicos de todo tipo tipo, tanto los originales como los digitalizados posteriormente para que los usuarios puedan acceder a ellos, conservarlos, modificarlos, archivarlos, publicarlos o enviarlos a terceros. Suele ser un proceso sencillo que implica un salto de calidad para cualquier empresa que quiera ser competitiva en el mercado y no quedarse atrás frente a la gran competencia que ha dado el paso hacia la era digital.

Las principales ventajas de un programa de gestión documental son:

  • Ahorra  tiempo a los trabajadores de todos los departamentos
  • Permite el acceso a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo
  • Garantiza la conservación de toda la información a largo plazo 
  • Supone un ahorro económico en personal administrativo, escáneres, impresoras...
  • Mejora el ROI, el retorno de la inversión se consigue en poco tiempo
  • Seguridad: permite saber quién, cuándo y desde dónde un usuario accede a cada documento,
  • Permite unificar procesos
  • Trabajadores más eficaces, ya que emplean el tiempo en las tareas más importantes
  • Mínimo riesgo de pérdida, (contra robos, plagas, incendios, humedad...)
  • Reforzar la imagen de marca
  • Recuperación sencilla de documentos

Para beneficiarte de todas estas ventajas, debes saber bien cuáles son los factores que influyen en que la elección sea la correcta.

Tips para rentabilizar tu inversión en poco tiempo

Si estás buscando un programa de gestión documental, antes de adquirir uno debes tener en cuenta algunos aspectos que te ayudarán a escoger la opción más adecuada para tu negocio.

Existen muchos softwares y aunque en principio todos parezcan iguales, hay diferencias entre ellos que pueden ser importantes en tu caso. Además de las claves que vamos a detallar aquí, es fundamental que el programa cuente con las siguientes funciones:

  • Búsqueda e identificación de información específica dentro de cada uno de los documentos electrónicos (puede ser a través de un buscador y una palabra clave, por ejemplo)
  • Un tiempo de búsqueda lo más breve posible, de forma que encuentre documentos en cuestión de segundos
  • Clasificación automática de todos tus documentos
  • Posibilidad de enviar los documentos tanto de forma interna como externa
  • Gran capacidad de almacenamiento y gestión de documentos

Auditoría de tu empresa

Realizar una auditoría o análisis interno de tu propia empresa antes de adquirir un programa de gestión documental te ayudará a conocer con más exactitud las necesidades que tiene cada uno de sus departamentos.

Hay proveedores que pueden ayudarte en este proceso y te asesorarán en todo momento para aconsejarte la solución más adecuada a tu sector o negocio en particular.

Es importante saber además el número de empleados, los usuarios que utilizarán el software, el tiempo que habitualmente tardan en buscar un documento, el volumen de documentación, los flujos de trabajo o tareas más pesadas, la facturación anual, el coste del personal administrativo, etc.

Compromiso de los trabajadores

Cualquier nueva herramienta que se introduzca en una empresa requiere un compromiso por parte de todos los trabajadores de la misma. Desde el empleado con más años de antigüedad hasta el más joven o recién incorporado.

Todo el equipo debe involucrarse para adaptarse a la nueva mecánica de desarrollo de funciones para que la optimización del programa adquirido sea máxima y en el menor tiempo posible.

Por ello, es importante reunirse con los trabajadores para explicarles el cambio, lo que supondrá y las ventajas que para todos conllevará la gestión documental.  Aunque no todos vayan a usar la herramienta, sí que es bueno que sepan de su existencia en la empresa y cómo funciona en el caso de los trabajadores que vayan a ser usuarios diarios de la misma.

Ellos podrán también compartir las dificultades con las que se encuentran a diario en la gestión de los documentos de la empresa y aportar una visión importante para conocer de primera mano las necesidades reales y los obstáculos que hay que superar para mejorar el conjunto.

Opciones del programa elegido 

Los programas de gestión documental tienen diferentes opciones y funcionalidades, siendo unos más adecuados que otros según tus necesidades. Hay empresas que no requieren determinadas funciones que realizan algunos softwares y tenerlas no serviría de mucho, además de que puede suponer un lío a la hora de manejarlos.

Es cierto, que aunque a día de hoy puede que no necesites una determinada opción, sí sea preciso a medio plazo, pero para eso es importante la auditoría inicial en la que también debe detectarse la visión y prospección futura de la empresa.

Un buen proveedor te asesorará y sabrá decirte cuál es la solución más rentable para tu caso concreto.

Soporte y atención al cliente

Adaptarse a un cambio a veces genera inseguridad y no todos los empleados lo aceptarán igual. Es conveniente, nombrar algún responsable para que se encargue de guiar al resto de usuarios hasta que se familiaricen con la herramienta una vez implementada, así como de controlar su buen uso y la rentabilidad de la misma.

Antes, has de asegurarte de que el proveedor elegido ofrece un buen soporte y que facilitará el proceso con una formación en la empresa tras la instalación del programa además de una atención durante el tiempo que dure la contratación del servicio.

Diferentes soluciones según necesidades

Contar con diferentes soluciones que puedes ir complementando a medida que tu empresa se adapte al cambio y vayan surgiendo nuevas formas de trabajo es importante. Hay proveedores que se encargan de todo el proceso, desde la digitalización de tus documentos hasta la gestión documental a través de soluciones adaptadas a tu sector.

Hay herramientas por ejemplo, que se pueden integrar con otros sistemas (ERP y CRM) para automatizar la introducción de datos o extraer campos de datos a través de un sistema de reconocimiento óptico de caracteres OCR. Otros softwares permiten la gestión de trabajos impresos y la inclusión de diferentes funcionalidades en los mismos y algunas soluciones convierten a distintos formatos los documentos a la hora de imprimirlos o incorporan un diseño, un logotipo, firma o una imagen de forma instantánea.

Demostración del producto

Poder probar el programa de gestión documental elegido antes de adquirirlo te ayudará a saber si es el que necesitas o si por el contrario no se adapta a las particularidades de tu negocio.

El tiempo de prueba debe ser suficiente para asegurarte de que vas a sacar partido a todas sus funcionalidades y que realmente será un gran beneficio en todos los niveles para tu empresa.

La gestión documental es por tanto una buena solución para cualquier negocio que quiera destacar y aumentar su productividad frente a la gran competencia, pero antes de decantarse por un programa específico es fundamental tener en cuenta estos tips para que tu inversión sea rentable en un tiempo mínimo. Si sigues estos consejos, empezarás a notar las ventajas a corto plazo.

 

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