Docunecta tu empresa de gestión documental
Blog de gestión documental para empresas

¿Qué debe tener un software inteligente de gestión documental?

Un sistema de gestión documental puede aportar múltiples ventajas a tu actividad empresarial. Si desconoces las funciones y las características que estos softwares inteligentes contienen, nosotros te ayudamos a tener una idea más clara de ellas. Hay muchos en el mercado y Docunecta también ha desarrollado su propio software inteligente de gestión documental: DocuManager, un sistema diferente a los demás y único en el mercado.

 

Beneficios para tu empresa al utilizar un sistema de gestión documental

La gestión documental ofrece una serie de beneficios para la empresa que lo utiliza. Algunos de esos beneficios son los tres siguientes:

  • Optimización del ROI: Algunos estudios que se han elaborado recientemente demuestran que el ahorro de costes, de tiempo y el aumento de productividad y calidad de las empresas provocan una mejora del ROI.
  • Conservación de documentos de forma permanente: Con la implantación de un sistema inteligente de gestión documental se van almacenar los documentos de los que dispone tu empresa a largo plazo, en vez de disponer de ellos de manera efímera.
  • Cuidado del medioamabiente: Al usar instrumentos digitales se deja de utilizar tanto papel, y eso contribuye a cuidar el medioambiente. ¿Sabías que cada ciudadano español utiliza de media anual una cantidad de 130 kilogramos de papel? Eso supone una deforestación de alrededor de 488.000 hectáreas.

 

Características de un sistema inteligente de gestión documental

Los sistemas de gestión documental tienen características que posibilitan un gran rendimiento. En la actualidad, son esenciales para que la empresa desarrolle una gestión adecuada. La mayoría de ellos poseen características idénticas, aunque algunos ofrecen las suyas propias. No obstante, las que suele presentar un buen sistema inteligente de gestión documental son:

1. Capacidad para indexar y almacenar la información de los documentos

Gracias a esta utilidad el sistema de gestión documental facilita el trabajo de los empleados de la empresa, ya que proporciona el orden de los documentos y la posibilidad de guardarlos tanto de forma automática como rápida. Además, te permite acceder a esos documentos y consultarlos cuando la persona lo requiera o necesite.

2. Rapidez

Las operaciones, acciones, actividades o proyectos que la empresa desarrolle se harán efectivos de forma más rápida. Un sistema inteligente de gestión debe ser ágil para ahorrar tiempo e invertirlo en otra función que también resulta importante. Aparte, no solo ahorra tiempo, sino también dinero.

3. Sencillez

Debe resultar un sistema sencillo de usar. No interesa que tenga múltiples ventajas y utilidades, si a la vez es complejo o existen dificultades para comprenderlo y usarlo. Además, el hecho de que un sistema sea sencillo no significa que sea peor o que trabaje menos.

Las facilidades que te proporciona cualquier producto o servicio son aspectos positivos porque la sencillez también aporta un determinado ahorro de tiempo. Tiempo que se va a poder invertir, más tarde, en el desempeño de labores que añaden valor a cada puesto de trabajo.

4. Compatibilidad con diferentes dispositivos, plataformas o sistemas

El uso de un sistema de gestión documental no debe ser limitado y la compatibilidad de este con otros dispositivos, sistemas o plataformas tampoco debe serlo. Ya que estamos hablando de una tecnología adicional, no sustitutiva de tus sistemas actuales, Documanager tiene el propósito de mejorar la forma de trabajar.

Por ejemplo, una de las claves de este software inteligente de gestión documental consiste en que es compatible con cualquier CRM o ERP. Asimismo, para saber si estamos ante un sistema inteligente apropiado también debemos fijarnos en su compatibilidad con dispositivos tales como smartphones, ordenadores de mesa, ordenadores portátiles y tablets.

5. Posibilidad de escanear los documentos

La acción del escaneo de documentos está a la orden del día, ya que esto sirve de gran ayuda para el desarrollo de muchos aspectos. Por eso, la opción de que un sistema de gestión documental permita ese escaneo es fundamental dentro de las características que debe poseer.

Hablamos de un escaneo inteligente, tal y como lo están haciendo hasta ahora se trataría de una simple foto de tus documentos, pero gracias a nuestro software pasará de ser una simple instantánea del documento a un documento en sí, es decir será modificable y accesible. Es una de las mejores habilidades que puede tener, ya que se suma la posibilidad de varios documentos a la vez. No se necesitan largas esperas para poder escanear, sino que los trabajadores de la empresa pueden realizar esta acción desde varios lugares.

6. Seguridad

Esta característica es otra de las esenciales. La seguridad que proporciona un software inteligente de gestión documental es mayor. El hecho de que los documentos se guarden forma segura causa confianza en los clientes, así como en los empleados. La confianza es un elemento muy importante entre empresa y cliente.

Que se establezca una relación de confianza entre ambos proporciona a su vez más beneficios para la empresa como, por ejemplo, las recomendaciones y el llegar a un número más amplio de público. Si una persona está conforme con una empresa o con los servicios y productos que ofrece, esa persona la recomendará a sus más cercanos.

 

DocuManager: el mejor software inteligente del mercado

Docunecta ha desarrollado un sistema de gestión documental propio: DocuManager, un software que posibilita tanto guardar como recuperar información de tus documentos. Lo permite de manera rápida, tan solo en cuestión de segundos. Además, no solo vas a poder almacenar y recuperar aquellos documentos que hayas recibido en tu bandeja de entrada, sino también aquellos que tú o los empleados de tu empresa hayáis creado.

Y si te preguntas para qué sirve esa función, la respuesta es para poder localizar, acceder, consultar y/o modificar la información necesaria que esté escrita en esos documentos. Es hora de que tu empresa se sirva de la gestión documental. No pierdas más tiempo.

Nuestro sistema de gestión documental inteligente en docunecta.com, DocuManager, se compone de una serie de claves que lo hacen distinto a los demás sistemas de gestión documental que se encuentran en el mercado. ¿Conoces las claves? Son estas:

  1. Posibilidad de acceso desde cualquier dispositivo y lugar en el que se haya instalado.
  2. Diseño de funciones personalizadas y apropiadas para la empresa.
  3. Relacion directa con el servicio técnico
  4. Compatibilidad con cualquier Customer Relationship Management (CRM) o Enterprise Resource Planning (ERP).
  5. Enseñanza de uso a través de una formación personalizada
  6. Diversas opciones de pago: un único pago o pagos mensuales.

 

Algunas empresas que cuentan con los servicios y productos de Docunecta ya experimentan sus beneficios. Si todavía tu empresa no posee un software inteligente de gestión documental, insiste y fomenta su implantación. Para obtener más información acerca de DocuManager, solicita una demo, estaremos encantados de ayudarte.

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo