Blog de gestión documental para empresas

¿Qué hace el CEO para adaptar su empresa a los cambios?

Y no solo adaptarlos, sino adaptarlos sin perder de vista el objetivo empresarial. Uno de los principales fines de la dirección de las empresas es el de mejorar los servicios que ofrecen para gestionar la información, más aun teniendo en cuenta la importancia de los datos en nuestros días. Las compañías están sintiendo la necesidad de transformar la manera en que gestionan la información, así que queremos compartir contigo qué papel desempeñan los CEOs en este sentido.

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¿Qué opina el CEO de la gestión documental?

La gestión documental es un camino en pleno desarrollo y con una gran demanda. Los directores generales de las empresas van poco a poco tomando conciencia de esta necesidad, sobre todo porque encuentran en estos sistemas una ventaja competitiva. Gracias al carácter digital que están adoptando los procesos, las empresas están viendo posible su crecimiento.

Para verificar este cambio, hemos recogido las declaraciones del CEO de Códice Gestión de la Información, Iván Rosado, para quien “la correcta gestión de la información en todos sus ámbitos juega un papel crucial para el buen desarrollo de cualquier organización”.

Lo hacen porque, para empezar, un buen sistema de gestión documental facilita el trabajo de los documentos, garantiza el acceso controlado y ahorra espacio y tiempo.

¿Qué más le podemos pedir?

 

La reducción del tiempo con la digitalización de los documentos

Pasar el formato analógico al digital es una tarea con grandes ventajas, especialmente porque permite una selección, descripción y consulta de los documentos mucho más rápida. A la vez, estos procesos se han convertido en una forma crucial para reducir los costes, algo que, si sumamos a las características digitales, permite que el tiempo de recuperación se reduzca notablemente.

En este sentido, la agilidad de nuestro trabajo con los documentos es una decisión que depende de nosotros. Y no solo eso, sino que aporta grandes ventajas de seguridad al poder saber quién, cómo, cuándo y dónde se ha accedido a la información. Con el papel físico, en cambio, estas tareas son imposibles.

 

Las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión documental

¿Cuáles son las directrices de tu empresa para gestionar los documentos? Las soluciones que caminan hacia este objetivo están en pleno y continuo desarrollo. Forma parte de los retos de las empresas, pero también de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC), y es que no se trata de un proceso que atiende simplemente al manejo de la información, sino también a su recopilación y control.

Las compañías trabajan y almacenan a diario  grandes cantidades de datos, y su disponibilidad es un valor necesario para su crecimiento. La información, sus sistemas y el proceso de gestión son tres pilares imprescindibles a tener en cuenta para que las compañías alcancen los objetivos que están buscando.

 

El almacenamiento de tu información corporativa

La gestión documental debe apuntar al control de todas las actividades relacionadas con el quehacer archivístico en las organizaciones”, de manera que esta se convierte en una tarea más compleja a medida que aumenta el nivel de información.

No es casualidad que los directores de las compañías hagan de la gestión documental una pieza clave cada vez más importante dentro de las empresas. Son conscientes de la cantidad de información que generan y de que no podemos seguir utilizando los sistemas de almacenamiento tradicionales con apuestas de futuro. Presentan demasiadas carencias que las empresas ya no se pueden permitir.

¿Quieres aumentar la velocidad con la que creas tus contenidos? ¿Te gustaría reducir el tiempo que inviertes en buscar un documento? ¿Y los costes?

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