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Blog de gestión documental para empresas

El responsable IT, el interlocutor técnico indispensable de las empresas

El responsable tecnológico de las empresas se ha convertido en una de las figuras más importantes de las organizaciones, sobre todo porque sobre él recae toda la responsabilidad tecnológica para garantizar la integridad y la disponibilidad de la información, proveer sistemas informáticos para apoyar las labores de soporte y gestión, y administrar la infraestructura tecnológica e informática.

En este post vamos a hablarte de su rol, no solo dentro de la empresa, sino también en el proceso de transformación digital.

 

El papel del responsable IT

Este profesional de las empresas tiene la obligación de ofrecer el máximo nivel de productividad, lo que conlleva una gran especialización y responsabilidad por su parte dentro de la compañía. Los nuevos hábitos de consumo y la manera de trabajar permite a las empresas incorporar nueva tecnología para aumentar la competitividad en sus obligaciones y tareas, así como las del resto del equipo.

Por eso, cuando hablamos del CIO o del responsable tecnológico, también hablamos de un profesional convertido en el principal interlocutor técnico entre la tecnología y la empresa. Las grandes tendencias tecnológicas están remodelando la manera en que se realizan los negocios.

¿Cuáles son esas grandes tendencias tecnológicas? ¿Cómo puedo aplicarlas en mi negocio? ¿Qué retos nos traen? ¿Cuáles son sus beneficios? Cada vez son más las empresas que apuestan por consultorías para obtener una respuesta eficaz a estas preguntas. La transformación digital y los nuevos avances tecnológicos se han convertido en una gran oportunidad para las empresas, y por ello, el responsable IT y el CIO han adquirido un importante rol dentro de estas.

 

¿Qué tiene que ver este responsable con la transformación digital de la compañía?

Aunque este profesional siempre ha tenido un papel importante en la empresa, como máximo responsable de la integración de la tecnología, su papel ha evolucionado con la transformación digital. Su peso es cada vez mayor dentro de esta, sobre todo por los continuos avances tecnológicos.

Su rol ya no es un simple papel estancado en procesos operacionales, sino que ahora va mucho más allá. Teniendo en cuenta que el responsable IT es el principal encargado de mejorar los resultados de negocio a través de las TIC, su departamento es fundamental para dotar a la empresa de los sistemas necesarios para afrontar la transformación digital.

  • Debe realizar el mantenimiento de los equipos y el soporte.
  • Optimizará el uso de softwares y otros sistemas necesarios.
  • Llevará a cabo el asesoramiento técnico siempre que sea necesario desde el punto de vista del soporte, las dudas, la resolución de problemas, etc.
  • Asegurará la privacidad y la seguridad de los sistemas de la organización.
  • Garantizará la disponibilidad y el acceso a los documentos almacenados.

Además, el responsable IT debe ser capaz de integrar los nuevos sistemas con la tecnología ya existente de una forma completamente responsable.

Aunque puede que todos los perfiles profesionales de la empresa vivan cambios que suponen una transformación digital, no todos tienen el mismo grado de protagonismo. Para empezar, el CIO es el principal responsable de los sistemas de información a nivel de planificación y procesos, de manera que sus funciones están directamente relacionadas con el aprovisionamiento de las TIC. Son necesarias para realizar las estrategias de la empresa, así como implementarlas y evaluarlas, entre otras cosas.

En la nueva economía digital, el CIO ocupa un papel privilegiado, de manera que se ha convertido en el punto de unión entre la empresa y la arquitectura tecnológica digital.

 

Gestión documental: entre los principales objetivos del CIO

Por lo general, las empresas producen una cantidad enorme de documentos cada día, y la información que contienen constituye la piedra angular de su éxito, de manera que están relacionados con distintos procesos. Son creados, almacenados y consultados una y otra vez, lo que consume gran cantidad de tiempo y recursos.

Sin embargo, merece la pena dedicar tiempo a analizar estos procesos en detalle y optimizarlos, momento en el que entran en juego los sistemas de gestión documental de Docunecta para mejorar el servicio ofrecido a sus clientes, ahorrando tiempo y dinero. Un proceso empresarial, como puede ser la venta de un producto, puede convertirse en un proceso mucho más sencillo y automatizado.

En general, implica la creación de distintos documentos en papel y digital, lo que suele almacenarse como documentos de word o excel. El pedido suele archivarse en formato papel y la factura se guarda en el programa de gestión. Cuando un cliente llama, es necesario recuperar y consultar el documento, pero imagina que lo tiene almacenado en papel un compañero que en este momento no se encuentra en la oficina. El proceso se detiene, lo que afecta el servicio ofrecido y a su relación.

Con la gestión documental, este problema desaparece. Las empresas que la usan pueden gestionar todos los documentos acumulados a diario y archivarlos correctamente en un archivador electrónico, pudiendo acceder las personas autorizadas desde su propio ordenador a través de una búsqueda de palabras previamente definidas. Tus documentos estarán protegidos y serán accesibles con solo hacer clic.

 

Reflexiones y conclusiones sobre profesionales tecnológicos en la actualidad

No nos cabe duda de que el mercado ha cambiado, y, por tanto, los clientes y la competencia también lo están haciendo. Las empresas necesitan estar a la vanguardia de los últimos avances tecnológicos para no quedarse atrás en la carrera hacia el éxito y la satisfacción de la demanda.

El nuevo ecosistema empresarial que se gesta en las compañías valora cada vez más habilidades como: la flexibilidad (ante nuevos modelos de negocio), la permeabilidad (hacia las nuevas tendencias digitales), la creatividad (para adoptar distintas perspectivas en la resolución de problemas) y la visión estratégica (para alcanzar los objetivos propuestos por la organización).

Su empresa debe cubrir las incidencias de los clientes y garantizar un servicio de calidad a los mismos. ¡Recuerda! Las TIC han de ser actualizadas.

 

 

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo