Docunecta tu empresa de gestión documental
Blog de gestión documental para empresas

¿Sistema de gestión documental? Reflexiona y descubre si lo necesitas en tu empresa

En una empresa se maneja una cantidad de información abismal. Antes del desarrollo tecnológico se necesitaban millones de cajas para almacenar los documentos de una empresa y miles de estantes para organizar esas cajas, pero, ahora, ya no hace falta. Con un buen sistema de gestión documental todo es más fácil. Existen muchos y diversos tipos, pero Docunecta te ofrece su propio gestor documental desarrollado para las empresas: DocuManager.

 

La transformación digital: aspecto fundamental para el desarrollo y evolución de tu empresa

Si eres el director general de una empresa, entre tus funciones está la de identificar las necesidades tecnológicas de esta, así como solucionarlas. Estamos en continua transformación tecnológica, por eso es muy importante que tu empresa esté actualizada. Una de las formas con lo que eso se demuestra es si en tu empresa se ha sustituido el papel por lo digital.

¿Acaso piensas que un sistema de gestión documental no es necesario? Debemos decirte que una mala gestión documental es muy perjudicial para tu empresa en aspectos como: la organización, el desarrollo y la evolución. Docunecta implanta su sistema y se compromete a realizar el proceso de digitalizar toda la información de los documentos de tu empresa, sin que esta necesite encargarse. Además, no solo se implantará en un área o departamento específico, sino en diversos.

 

5 preguntas que te debes hacer para saber si necesitas un sistema de gestión documental

Si eres director general de una empresa, reflexiona y hazte las siguientes preguntas. La respuesta te aclarará si necesitas un sistema de gestión documental como DocuManager.

1. ¿Tienes demasiados documentos y careces de espacio en tu despacho para guardarlos?

Si ocurre eso, sí, necesitas un sistema de gestión documental. Además, demuestra que tu empresa no está muy actualizada y necesita que se produzcan cambios a corto plazo. La organización no es buena y es uno de los aspectos más importantes para que una empresa funcione. Sin una buena organización no se puede trabajar bien, y sin un trabajo óptimo, una empresa no crece. La digitalización de documentos con Docunecta es una de las opciones más idóneas para que todos los documentos de la empresa están organizados y ordenados, por lo que haz que la empresa evolucione y utiliza un sistema de gestión documental.

2. ¿Tardas bastante tiempo en buscar y localizar la información que deseas?

Debes saber que con un software como el de DocuManager eso no te ocurrirá. En tan solo unos instantes localizarás los documentos que buscas, pues su software inteligente te lo permite. ¿Cómo? Te puedes servir de palabras, fechas, incluso de frases cortas. En pocos segundos, tendrás el documento que necesitas, tan solo con un clic. Te aseguramos que tu productividad mejorará exponencialmente.

3. ¿Necesito carpetas y cajas para guardar mis documentos?

Sí la respuesta es sí, olvídate de eso e implanta un sistema de gestión documental. Además, reciclarás y no usarás tanto papel innecesario. Si por algún casual un día ocurre un incendio, no perderás toda la información, pues estará almacenada en la Nube. No habrá riesgo de perder el trabajo de años en solo unos minutos. También te garantiza que no se extravíe ningún documento.

4. ¿Necesito imprimir una y otra vez documentos?

No gastes más papel, esos documentos los puedes compartir con tus empleados gracias a Internet. Envíaselo por correo electrónico y ya tendrán una copia. Y si te los imprimes para ti, puedes hacer igual, envíatelos a ti mismo o crea una copia de seguridad y de esa forma no los perderás. ¿Sabes que la impresión de documentos es unas de las razones por las que se incrementan los costes de tu empresa? Así es. ¿Y sabes en qué tanto por ciento un software puede reducir esos costes? Entre un 20% y un 40%.

5. ¿Te da pereza actualizar y/o modificar información de documentos porque te lleva mucho tiempo?

Implante un sistema como DocuManager y verás cómo esa pereza desaparece. El hecho de que tus documentos estén en papel y no digitalizados requiere de una actualización o modificación manual. Mientras que con la digitalización los puedes conseguir sin que tus manos sufran. Solo con un clic la información se cambiará. Además, el software inteligente también te permite saber quién es la persona que ha actualizado la información. Antes no lo sabías si no te lo decían, ¿verdad? Ahora no ocurre eso, ya que queda anotado en el historial del documento y puedes mantener un seguimiento de la información. Esto te proporciona mayor control sobre tus empleados y sobre las acciones que desempeñan en el trabajo.

¿Sabes ya si necesitas un gestor de documentos? Te ayudamos.

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo