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Software de gestión documental como parte de la estrategia empresarial

El mercado de programas de gestión documental ofrece alternativas muy diferentes para las empresas, pero no todas son válidas para ellas. A la hora de decantarnos por un producto u otro y elegirlo con éxito, debemos valorar la trayectoria del proveedor y su experiencia, el conocimiento del sector, el nivel de facilidad que ofrece para su implantación, la compatibilidad con tu equipo, etc.

Además, el universo de la gestión documental se rige por numerosas normas ISO y requisitos funcionales que debemos de tener en cuenta. Los CEO de las empresas deben tener en mente cómo van a gestionar sus documentos como parte de la estrategia empresarial.

Según el Director Comercial de AENOR, José Ángel Valderrama, “perdemos más de 50 minutos al día buscando documentos e información y más del 90% de los documentos que usamos habitualmente no aplican una gestión documental apropiada”.

¿Qué puede hacer el CEO de una empresa mediana para mejorar su rendimiento?

La decisión del CEO sobre el software de gestión documental

Es la persona física a la que le corresponde tomar decisiones sobre la estrategia empresarial, liderar y motivar a los empleados que están a su cargo, entre otras cosas. La transformación digital se ha presentado como un torbellino renovador que nace en el núcleo de las compañías. Sin embargo, muchos CEO fallan a la hora de realizar el tránsito hacia sistemas de gestión documental potentes. ¿Por qué?

Aunque la decisión y el proceso recae sobre su responsabilidad, no es solo cosa suya, sino de todos. Es indudable el poder de liderazgo y compromiso que necesita para llevar a cabo su estrategia empresarial, así que debe plantearse si su equipo se siente motivado con el proceso de transformación.

¿Eres el director general de tu compañía pero no ves resultados sustanciales? Quizás debes dar una vuelta de tuerca y valorar cuáles son los puntos débiles de tu equipo. ¿Pierdes demasiado tiempo buscando documentos? El software de gestión documental es una aplicación que debe caminar en sintonía con la filosofía de la organización. ¡No lo olvides!

Implantar el software de gestión documental que tu empresa necesita

Si ya has decidido apostar por la mejora y la calidad de tu empresa, al pasar del papel al formato digital habrás dado un paso muy importante en materia de digitalización. Los documentos bien organizados y clasificados “son los encargados de dejar constancia del desarrollo, actividad, actuaciones y registros internos de una organización”, como señala Quonext.

El software de gestión documental ofrecerá herramientas modernas “pensadas para optimizar los procesos diarios de comunicación interna e información entre empleados y empresa”. Antes de que el director general se lance a esta medida, debe tener muy claro cuál es el punto en el que se encuentra su compañía y cómo puede mejorar, una fase en la que puede ayudarse de una consultoría.

¿Cuál es la gran meta del director general en gestión documental?

La gran meta de la gestión documental reside en la mejora de las capacidades de la empresa y su agilidad en el manejo de documentos. Este es un proceso en el que la gestión documental inteligente permite hacer mapas para clasificar la información, planificar la dirección de la gestión de documentos, implementarlo y convertir el programa de gestión en un sistema imprescindible para el buen funcionamiento de la empresa. De ahí la importancia de elegir los programas y soluciones de gestión documental con docunecta.com que mejor se adapten a las necesidades de tu negocio. 

¿Ya has tomado una decisión? ¿Qué te preocupa? Cuéntanoslo. En Docunecta estamos dispuestos a escucharte.

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