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Cómo saber si tu empresa necesita un software de gestión documental

¿Sabías que el sector de tu actividad influye en el proceso de selección del software? ¿Todavía no sabes si tu empresa necesita uno?

En este post queremos compartir contigo una serie de preguntas para que compruebes si tú también necesitas implantar un sistema de gestión documental en tu empresa, así como su orientación al uso de las tecnologías para sacarles el máximo partido.

¿Preparado?

Cómo orientar el uso de las tecnologías para sacarle mayor rendimiento

Si entendemos la innovación tecnológica como una palanca que integra las distintas áreas de gestión empresarial, la gestión documental es el programa más capacitado para hacerlo en la actualidad.

Así que, si te estás preguntando como orientar su uso para sacarle el mayor rendimiento posible, te animamos a conocer las características propias de estos sistemas y cómo pueden beneficiar a tu compañía:

  • Ahorrar tiempo. Pues toda tu información estará en un solo repositorio y con la homogeneidad de sus reglas, clasificación, creación, etc., de manera que los documentos serán más fáciles de encontrar.
  • Mejorar el Retorno de la Inversión (ROI). Algunos estudios ya han demostrado que el ROI experimenta importantes mejoras gracias a la inclusión de sistemas de gestión documental. Sucede gracias a que aumenta la calidad y se responde a las demandas documentales con mayor agilidad.
  • Mejorar los procesos. Al contar con la automatización, el control del proceso y los documentos que se van generando en él se mejoran significativamente a la vez que se reduce el tiempo de tramitación y gestión.
  • Cumplimiento de la normativa. Los programas de gestión ya cumplen con el RGPD gracias al control de acceso al repositorio.
  • Ahorrar costes. Adiós al papel, a la tinta para imprimir, a los archivos para almacenar, etc. Se reducen los espacios de preservación de los documentos.
  • Mayor seguridad. Podemos tener el control de nuestros documentos en todo momento y mejorar su creación, distribución, almacenamiento y consulta, entre otras cosas.
  • Facilidad de acceso a los documentos. “Una empresa crece tan rápido como lo haga su gestión de documentos”. El acceso se vuelve mucho más rápido para las distintas áreas de la empresa.
  • Mayor productividad. Eficacia en la búsqueda, la localización y la recuperación de documentos.

¿Cuántos documentos manejas al cabo del día?

11 preguntas para saber si necesitas un software inteligente de gestión documental

Algunas compañías ya han desarrollado su propio software inteligente de gestión documental para implantarlo y digitalizar todos los documentos, lo que ahorra un quebradero de cabeza importante a las empresas. ¡Comprueba si tú también lo necesitas!

  1. De forma habitual… ¿Tienes papeles distribuidos por la mesa y no tienes espacio o no sabes cómo ordenarlos?
  2. ¿Dónde almacenas tus papeles: en archivos y carpetas?
  3. ¿Imprimes documentos varias veces al día?
  4. ¿Alguna vez has tenido dificultad para encontrar un determinado documento?
  5. ¿Haces copias de seguridad constantemente?
  6. ¿Pierdes mucho tiempo buscando documentación?
  7. ¿Sientes que hay una falta de productividad porque se realizan labores repetitivas?
  8. ¿Te resulta difícil acceder o intercambiar información con otras personas ajenas a tu departamento?
  9. ¿Cómo garantizas la seguridad de tus documentos?
  10. ¿Desconoces las ventajas de los sistemas de gestión documental?
  11. ¿Tu desorden documental está proyectando una mala imagen de tu marca.

Empezar a resolver todas estas cuestiones pasa por transformar los documentos de papel a ordenador, hacerlo de manera eficiente y segura es posible gracias a la digitalización de documentos en docunecta.com.  ¿El siguiente paso? Un software de gestión documental que se adapte a las necesidades de tu compañía. 

 

Conclusión rápida acerca del software de gestión documental

Los directores informáticos de las compañías son uno de los principales responsables de la gestión documental. Les preocupa el incremento de dispositivos móviles, las aplicaciones del internet de las cosas, las dificultades de acceso a la información, la falta de productividad, etc. Superar todos estos retos es un objetivo que, hoy en día, necesita caminar de la mano de un software inteligente de gestión documental.

¿Y a ti? ¿Qué te preocupa? Estamos para escucharte.

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo