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Blog de gestión documental para empresas

Software de gestión documental para apoyar la dirección de proyectos

A lo largo del siglo XX, hemos podido ver cómo la gestión documental ha ido cobrando cada vez más importancia.

En el año 2000, Ricardo Eíto ya habló de ‘La gestión del documento de archivo y el alcance de la gestión documental tradicional’. En 2005, sería Gómez-Guillamón quien introduciría ‘La gestión documental y la norma ISO 15489:2001 Record Management’. En 2010, Antonio Heredia Herrera mencionaba ‘La clasificación y e-gestión documental’. En 2015 llegaría la publicación de ‘La gestión documental en un marco de transparencia y reutilización de la información’ en la revista catalana d’Arxivística.

A lo largo de 2019, hemos visto cómo la gestión documental se ha convertido en un aliado principal para aquellas empresas que necesitan buscar, a menudo, documentos, así como el desarrollo y proliferación del software inteligente de gestión documental. La pregunta que ahora nos hacemos es: ¿cómo evolucionará este fenómeno en 2020?

Todavía es pronto para responder a esta pregunta, pero a lo largo de este post vamos a compartir contigo cómo está sirviendo a los directores informáticos, y a las empresas en general, para dirigir sus proyectos. ¿Estás preparado? ¡Vamos!

La dirección de proyectos a través de la gestión documental

La gestión documental ha traído múltiples beneficios a las empresas, entre ellos el soporte para la dirección de proyectos. Se trata de un tema muy amplio que vamos a tratar de resumir. Hoy en día, es necesario soportar los documentos de la empresa con herramientas de software especializadas que permitan la gestión eficiente de sus procesos. Para ello, existen herramientas en el mercado basadas en la gestión documental.

Gracias a este sistema, las empresas pueden almacenar y consultar con mayor rapidez y eficiencia cualquier tipo de dato, de manera que aumenta la agilidad y la calidad de sus proyectos. El papel del director informático de la compañía en este objetivo es fundamental, precisamente, porque es el encargado de establecer la organización necesaria para gestionar eficazmente toda la documentación (informes, presupuestos, facturas, etc.).

 

El control sistemático de la gestión documental

Los programas documentales permiten establecer eficacia y control sistemático en los procesos. Es decir, forma parte de un sistema con unas reglas concretas para controlar todos los aspectos relacionados con la creación, almacenamiento, recuperación y búsqueda de toda la documentación que pueda producir y recibir una empresa en el desarrollo de su actividad. Por ejemplo: la que se genera a partir de un proyecto.

En definitiva, la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización. En la actualidad, existe un concepto que está ganando mucha importancia en las entidades, y es la digitalización o transformación digital, de manera que se alude a tecnologías punteras que permiten afrontar estos retos (big data, cloud, automatización, impresión 3D, etc.). Sin embargo, muchas veces obviamos la gestión documental como parte de este proceso.

Las empresas no pueden dar el salto al a transformación digital al completo si previamente no gestionan correctamente la documentación con la que trabajan. A veces, incluso es confundida con la sola implantación de un software o el paso del papel al mundo digital. Los directores informáticos de las empresas deben ser conscientes de que la tecnología es un medio, una especie de herramienta necesaria, pero no es un fin en sí misma.

 

La gestión documental como parte de la política de la empresa

Al igual que la transformación digital, los programas de gestión también deben implicar a todas las partes de la empresa. De esta forma, el sistema debe enmarcarse dentro de la política de información de la compañía y contar con un plan de actuación. ¿Cuál va a ser su alcance? ¿Cómo se va a diseñar? ¿Quién va a ser nuestro proveedor? ¿Qué características debemos tener en cuenta antes de elegirlo? ¿Qué requisitos debe tener el sistema? ¿Cómo va a repercutir en las actividades de la empresa? ¿Qué procesos va a mejorar? ¿Quién es el responsable? Etc.

La gestión documental debe ser el resultado de la suma entre tecnología, metodología y filosofía.

 

¿Qué responsabilidades se generan a partir de la gestión documental?

Seguramente, ya has escuchado hablar mucho de este tipo de soluciones, pero pocas veces comprendemos al completo cuáles son sus funciones y responsabilidades. A continuación, vamos a compartir contigo algunas de ellas:

  • Organizar con lógica y eficacia la documentación.
  • Garantizar la inmediatez en la búsqueda y consulta de información.
  • Conservar los datos a través de medios digitales o electrónicos.
  • Mejorar el mantenimiento de la información.

Todas estas funciones u objetivos deben ser prioritarios para las empresas, sobre todo para mantener la calidad y el manejo de la información, ya no solo de manera física, sino también electrónica. Además, contribuye al crecimiento de la empresa, mejora la experiencia con los clientes, aumenta la productividad y reduce costes.

Los documentos son el cimiento de la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño. En ellos quedan registradas las operaciones de cada área (estados de cuenta, manuales, contratos, etc.). Cuídalos.

¿Tienes dudas? ¿Buscas expertos? Gracias a nuestra experiencia, la gestión documental con Docuencta te resultará más fácil de implantar y encontrarás soluciones de gestión de documentos completamente a tu medida.

 

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