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Blog de gestión documental para empresas

La tecnología OCR aumenta la eficiencia en las empresas

Hay una realidad preestablecida, y es que las empresas están alcanzando la eficiencia con el software de gestión documental basado en la técnica OCR. Pero ¿en qué consiste realmente esta alternativa? ¿Cómo contribuye a la digitalización? ¿Cuáles son sus ventajas e inconvenientes?

¡Vamos a descubrirlo juntos!

 

¿Qué es el OCR y para qué sirve?

OCR son las siglas de Optical Character Recognition, o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Esta técnica se ha convertido en un complemento magnífico para los programas de gestión documental y se utiliza para escanear y reconocer caracteres, e incluso códigos de barras, en cualquier tipo de documento (nóminas, formularios, albaranes, facturas, contratos, etc.). Por ejemplo, con DocuXtract, puedes escanear texto OCR con docunecta.com.

Gracias a esta funcionalidad, el OCR permite extraer la información de manera rápida y precisa para pasarla al formato electrónico. Captura los datos del documento, los almacena con un formato que los reconoce, y lleva a cabo la recuperación de forma sencilla para que puedan ser usados en otros sistemas o aplicaciones.

En definitiva, esta técnica ofrece múltiples ventajas para las empresas: permite disminuir el espacio físico del almacenamiento de documentos, aumenta la seguridad, reduce el tiempo invertido en buscar y recuperar documentos, ahorra costes, etc. Podríamos afirmar que esta tecnología, aplicada a la gestión documental, permite a las empresas tener su información en ‘un armario bajo llave’.

 

Cómo agilizar procesos con OCR

¿Te gustaría tener tus documentos donde y cuando quieras? Este es el sueño de muchos negocios, pero solo la realidad de quienes apuestan por la implantación de programas de gestión documental. Gracias a ellos, no solo consiguen agilizar sus procesos, sino que pueden encontrar los documentos, mandarlos o editarlos de forma rápida y clasificarlos correctamente.

Toda esta agilidad se consigue gracias al proceso que sigue el OCR, a través del que el software inteligente de gestión documental lee los documentos y reconoce los datos que están escritos en ellos. Después, los clasifica en su conformidad. Si necesitas hacer una búsqueda a través de una palabra o palabras que correspondan a ese documento para localizarlo rápidamente, este es el sistema que necesitas en tu empresa.

Es una técnica 100% segura, ahorra tiempo y te ayuda a ser más productivo.

 

¿Por qué el OCR es una tecnología a considerar por el director informático?

Teniendo en cuenta que el director informático es el responsable de orientar las herramientas y el uso de las tecnologías de la empresa para sacarles el máximo rendimiento posible, y que entre sus preocupaciones se encuentra la gestión documental de la empresa, se justificaría la apuesta por un sistema de gestión documental que incluye el OCR.

Con esta alternativa, podrá mantenerse al día de la evolución general de TIC en materia documental, planificar y priorizar el trabajo, asumiendo la responsabilidad de sus decisiones y conociendo las últimas tendencias TIC para la compañía. Además, también fomentará la innovación y el cambio dentro de esta, brindará soluciones a medida, flexibles, dinámicas y escalables. Promoverá el motor de cambio dentro de la organización sin incidir en la cultura empresarial.

El director informático podrá facilitar a la empresa una serie de ventajas gracias a la correcta orientación del uso de la gestión documental. Aportará un sistema que no solo garantizará su labor, sino también grandes ventajas para la empresa:

  • Mayor productividad. Rapidez, eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de expedientes, documentos o archivos.
  • Ahorro de costes. Se reduce la cantidad de papel y tinta utilizadas para imprimir documentos en la empresa.
  • Ahorro de tiempo. Al tener toda la información en un único repositorio y con las mismas reglas, será más fácil de localizar y recuperar los datos incluidos en los documentos.
  • Cumplimiento de la normativa vigente. Garantiza el cumplimiento de lo establecido en el actual Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
  • Mejora de los procesos. La automatización hace posible el control de todos los documentos que se van generando durante los procesos.
  • Mejora del ROI o retorno de la inversión. Gracias a la reducción de los costes y el aumento de la calidad.
  • Preservar los documentos electrónicos. Tu información estará siempre disponible, alargando su ciclo de vida.

¿Todavía no cuentas con un sistema de gestión documental? ¿Estás preparado? ¿Qué te frena? Consúltanos todas tus dudas sin compromiso.

 

Conclusión acerca del uso del OCR

Con él, podrás eliminar archivos físicos y transferirlos al mundo digital. El software OCR permite el reconocimiento óptico de los caracteres contenidos en una imagen (fotografía o documento escaneado), de manera que se vuelven comprensibles o reconocibles para un ordenador. Esta tecnología funciona de la siguiente forma: el software inspecciona la imagen para reconocer los caracteres que hay en ella, y en función del grado de complejidad, se buscarán coincidencias con los caracteres y fuentes disponibles en el sistema.

Esta tecnología transversal es aplicable en diferentes ámbitos y sectores para digitalizar documentos, informes, formularios, etc. Podemos aplicarla en la gestión documental de cualquier empresa que necesite agilizar el proceso de gestión de sus papeles, digitalización de documentos históricos, etc. El sector cultural, por ejemplo, puede echar mano de esta tecnología para preservar el patrimonio.

¿Quieres conocer más cosas acerca de este sistema? ¿Conoces todas sus posibilidades para tu empresa? Si necesitas varios minutos para buscar, localizar y modificar información, debes saber que requieres un software de gestión documental inteligente con Docunecta.

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