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Transformación digital de una pyme: claves para un proceso de éxito

La transformación digital de una pyme es hoy día uno de los procesos que más interés despierta en la mayoría de sectores empresariales. Según un estudio de Market Research para el BBVA, publicado en 2017, el 60% de las empresas españolas consideran imprescindible la digitalización para obtener mayores beneficios y más éxito en sus negocios.

Sin embargo, muchas veces se confunde el término de transformación digital y los empresarios creen que implica poco más que usar las Redes Sociales o tener una página web. Lo que está claro es que hay que adaptarse a la nueva forma de consumo y llegar allí donde se encuentra nuestro cliente. Si no estamos en su mismo nivel, será difícil destacar y hacerse un hueco entre la competencia, cada vez más preparada.

 

 

Qué es la transformación digital

Lo primero que debes saber es qué es exactamente la transformación digital y que no es. Hablamos de un proceso que implica no sólo a los directivos de la organización sino a cada uno de los departamentos y empleados, que debes involucrarse al máximo.

En términos generales, consiste en aprovechar las nuevas tecnologías para aumentar la eficiencia y productividad de nuestro negocio y encontrar nuevas oportunidades encaminadas al éxito empresarial.

En una época en la que los consumidores han pasado de ser meros espectadores a convertirse en parte activa del proceso de compra, usar la tecnología y aprovechar el entorno digital para mejorar los beneficios de una empresa, es imprescindible.

Transformación digital - Digitalización

La transformación digital implica todos esos pasos que van dirigidos a conseguir mejores resultados a través de las ventajas que suponen las nuevas tecnologías, desde la digitalización y gestión documental hasta el Big Data o el marketing digital y las redes sociales.

El concepto se confunde a menudo con la digitalización, que es sólo una parte del proceso. El convertir los documentos de una empresa del formato papel al electrónico es sin duda uno de los primeros pasos que cualquier negocio debe dar si pretende hacer una transformación digital completa.

Ventajas de la transformación digital de una pyme

La transformación digital supone numerosas ventajas tanto para una pyme como para las grandes empresas, que luchan por una buena posición en el entorno digital. A pesar de la eliminación de barreras geográficas o sociales que Internet ha logrado, el número de negocios crece día a día y por tanto, la competencia dificulta la supervivencia de muchos negocios.

El hecho de dar un salto cualitativo con todo lo que este proceso lleva implícito, supone un incremento de calidad para cualquier pyme, sea cual sea el sector al que pertenezca. Por un lado, están las ventajas de la digitalización de documentos que se suman a los beneficios de la transformación digital completa y que enumeramos a continuación:

Abre fronteras

Todos sabemos que Internet rompe fronteras y por tanto, para una pyme, el uso de herramientas digitales supone una oportunidad para generar contactos con mercados internacionales hasta el momento inaccesibles.

La ubicación física ya no es un impedimento para establecer relaciones tanto con posibles clientes como con otros profesionales del sector. Establecer colaboraciones o reuniones a través de una videoconferencia en directo o con aplicaciones de vídeo para dar soporte post-venta es posible gracias a las nuevas tecnologías. ¿Vas a dejar de aprovecharlas?

Permite conocer a tus clientes

Cuantos más datos tengamos de los usuarios a los que nos dirigimos, más posibilidades de conectar con ellos y de entablar una relación duradera. Las herramientas digitales y el Bid Data en particular, nos dan acceso a información de potenciales clientes a la que hace unos años era impensable llegar.

El hecho de conocer no solo su sexo o edad, sino sus intereses, los canales que frecuenta, las necesidades u objetivos que han marcado, la opinión sobre determinados productos o marcas...es una información muy valiosa para conquistarles.

Mejora tu reputación 

Una buena reputación y reconocimiento de marca es una forma de destacar. Los usuarios tienen a su alcance información sobre cualquier producto antes de adquirirlo y recurren a sus dispositivos móviles para consultar opiniones, contactar con la marca o comunicar sus quejas.

Cuando una pyme tiene una buena reputación online, las posibilidades de convertirse en la opción elegida por un potencial cliente aumentan considerablemente.

Más productividad y más ingresos

Procesar datos de forma inmediata, gestionar documentos o reducir el tiempo de búsqueda de información de valor en la empresa, incide directamente en una reducción de costes y un aumento de la productividad de los empleados.

Una empresa que invierte en transformación digital siempre será mejor valorada y más eficiente que otra que no lo hace.

Fomenta el trabajo en equipo

El aprovechamiento de las nuevas tecnologías facilita una comunicación fluida entre los distintos departamentos de una organización. Al mismo tiempo, fomenta el trabajo en equipo y por tanto, supone mejores resultados en cada uno de los proyectos.

Además, se suma la ventaja de poder acceder a cualquier documento o proyecto desde cualquier lugar y/o dispositivo sin necesidad de estar en la misma ubicación.

Principales barreras para implementarla

A pesar de que las pymes reconocen la necesidad de adaptarse y someterse a una transformación digital plena, hay algunas razones que les frenan a llevarla a cabo.

Según un estudio de la consultora, Roland Berger,la transformación digital mejora el resultado de las cifras de negocio de las compañías llegando a bajar hasta un 20 por ciento los costes y además es el reto más importante para la competitividad de nuestro país a medio y largo plazo.

Sin embargo, las pymes españolas, según la consultora, encuentran una serie de barreras que les impiden sumarse a la era digital y que son, principalmente las siguientes:

  • Temor al cambio: especialmente en las empresas más antiguas, con directivos más mayores que no temen el cambio a un formato que desconocen y al que no están acostumbrados.
  • Coste: muchas pymes creen aún que es un gasto innecesario y desconocen que la transformación digital supone una inversión que se rentabiliza en poco tiempo.
  • Falta de competencias
  • Ausencia de oferta adaptada al mercado (infraestructura, dispositivos y soluciones…)
  • Seguridad
  • Incertidumbre jurídica
  • Nulo compromiso en la gestión

Además de estas barreras, hay otras razones que alegan las empresas en España para no recurrir a las nuevas tecnologías como:

  • Atención al cliente: disponer de un nuevo canal online supone también una buena atención al cliente si no quieres que merme la calidad de la misma. Algunas marcas son reacias a implementar redes sociales o venta online porque requiere un soporte extra que no quieren asumir. Sin embargo, la automatización que permite algunas herramientas facilita mucho esa atención al cliente.
  • Logística: para ofrecer un buen servicio, con envíos rápidos y económicos a nivel nacional o incluso internacional hay que contar con un proceso comercial eficiente y de calidad, adaptado al entorno digital. Hoy día, hay muchas formas de rentabilizar esa inversión y de buscar apoyo logístico.

 

Transformación digital: claves del proceso

La transformación digital no solo afecta a la empresa sino también a cada una de las partes implicadas, desde los directivos hasta los trabajadores de categorías inferiores de cada uno de los departamentos o áreas del negocio.

Para que el proceso sea un éxito hay algunas claves que debes tener en cuenta:

Planifica antes de ejecutar

Antes de poner en marcha el proceso, es necesario contar con una planificación de cómo la empresa se va a transformar. Conocer los cambios que se producirán, las personas que estarán involucradas, la nueva metodología de trabajo o las fechas límite para llevar a cabo cada una de las tareas es fundamental.

Para una organización óptima siempre es bueno contar con asesores o expertos en la materia así como asistir a eventos relacionados con la transformación digital.

Conoce a los usuarios

Como decíamos antes, tener información de primera mano de los clientes a los que te diriges es una forma de saber dónde debes centrar la estrategia. Un análisis riguroso de sus hábitos digitales, los canales en los que se mueven, los medios a través de los cuáles se informan antes de comprar...te permitirá alcanzar el éxito cuando te dirijas a ellos.

Mentaliza e involucra a todo el equipo

Debes tener trabajadores comprometidos con los nuevos retos y procesos que se avecinan. Para ello, es importante mantenerles informados para que los cambios no les pillen desprevenidos y estén mentalizados en la importancia de adaptarse en el menor tiempo posible.

Forma a los empleados

En un proceso de transformación digital hay muchos pasos. Desde conocer cómo funciona un nuevo software de gestión documental instalado para mejorar la productividad hasta una guía de estilo para las publicaciones en redes sociales o una atención al cliente digital, los empleados tienen que recibir formación continua por parte de la empresa.

Analiza y mide resultados

Si un buen análisis, nunca podremos saber si la estrategia y las acciones implementadas van por buen camino o necesitan mejoras.

En conclusión, la transformación digital de una pyme es un proceso que ha llegado para quedarse. Una empresa competitiva no puede prescindir de las nuevas tecnologías porque estaría avocada al fracaso. Si los hábitos de los consumidores han cambiado, ¿por qué las organizaciones no van a hacerlo?

 

 

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