Blog de gestión documental para empresas

¿Necesita mi empresa una transformación digital?

Si eres el director general de una empresa y te haces esta pregunta porque se siguen utilizando miles de documentos y archivadores, te tenemos que decir que la respuesta es sí.

Desde hace muchos años, el avance tecnológico que en el mundo se está desarrollado es abismal y todos nos hemos tenido o tenemos que adaptar a ello. En tu empresa ocurre lo mismo, tiene que evolucionar. ¿Cómo? Gracias a la digitalización de documentos con docunecta.com te puedes ahorrar mucho trabajo y tiempo.

La transformación digital que se produce en una empresa conlleva muchos beneficios:

  • Mejora en la competitividad
  • Eficacia en los proyectos futuros
  • Aumento de las habilidades empresariales

Además, esta mejor gestión de los recursos repercute en cualquier área de la empresa. Es una manera cómoda, sencilla y práctica de organizar, planificar o registrar los documentos. Con la mejora de estos aspectos, será más rápido encontrar la información que se necesita y, por tanto, se destinará más tiempo a las funciones que espera de sus trabajadores

 

¿Qué ventajas obtiene la empresa con la digitalización de documentos?

Si en tu empresa toda la documentación está organizada en archivadores depositados en estantes, ya es hora de liberar espacio. Con la digitalización de los documentos este inconveniente desaparece y tendrá disponible más espacio. Las ventajas que puede obtener una empresa con la transformación digital son las siguientes:

  • Más espacio disponible: Este punto es muy importante porque podrás aprovechar ese espacio que dejan tantos papeles y cajas para guardar otros elementos que sean más necesarios y añadan más valor a su compañía
  • Acceso a los documentos más rápido y fácil: Podrás localizar los documentos que deseas en menos de un minuto. Si antes transcurrían 15 minutos o más hasta que encontrabas un documento, con un sistema de gestión documental este proceso será inmediato
  • Documentos modificables: Antes necesitabas reescribir la información, ahora podrás editarla y realizar los cambios apropiados sin tener que escribir todo de nuevo.
  • Guardar la información en distintos formatos: Una vez que se haya acabado de escribir la información, se puede guardar en el formato que se desee. Si no se quiere volver a modificar el documento, se guarda en un formato permanente como PDF; si, por el contrario, se quiere dejar en un formato modificable, se guarda en Word.
  • Almacenamiento seguro en la Nube: La seguridad de los documentos es fundamental. Hasta ahora con el almacenamiento físico de los documentos, si pierdes un documento dices «adiós» a la información que estuviera en él. A partir de ahora, podrás recuperarlo porque existe una copia.
  • Realizar consultas instantáneas y simultáneas: No solo se puede leer un documento en pocos segundos, sino que también lo puede leer más de un empleado. Si hay tres personas que quieren consultar la misma información, lo pueden hacer porque al estar digitalizado tienen los tres la posibilidad de acceder a ella. No pasa nada porque otro lo esté leyendo. En cambio, con el papel, esto no sucede. Si alguien estaba consultado la información de un documento, los demás tenían que esperar a que terminase para poder consultarlo ellos o hacer fotocopias con el aumento de probabilidad de que haya información confidencial que llegue a gente que no debería.
  • Mejora la imagen y reputación de tu empresa: Quizá parezca raro, pero la ausencia de papeleo proporciona a la empresa una imagen más moderna, limpia y elegante. Además, también ayuda al medioambiente, pues no se gasta tanto papel.

Transformación digital: Qué es y qué no es

La transformación digital es una pequeña parte de la gran revolución tecnológica que vivimos en la actualidad. Que tu empresa se digitalice ya no es una opción sino una necesidad. Es una tecnología que te ayuda para mejorar la organización de la empresa para la que trabajas. Para el plan de negocios de una compañía, digitalizarse es esencial. Si quieres estar actualizado implanta un sistema de gestión documental lo más rápido posible. En Docunecta hemos desarrollado nuestro propio software de gestión documental inteligente, DocuManager.

 

Existen personas que confunden lo que es la transformación digital y piensan que por el hecho de abrir una cuenta de la empresa en alguna red social como Twitter, Facebook o Instagram ya están digitalizándose. No, no hay que confundir. La transformación digital es más compleja y no es solo patrocinar y utilizar la imagen de tu empresa a través de una red social. Dentro de la digitalización se interrelacionan varios tipos de tecnología que proporcionan más eficiencia que son:

  • La Nube.
  • La movilidad.
  • El Big Data.
  • Los negocios sociales.

¿Cómo puedo transformar digitalmente mi empresa?

El tiempo transcurre a velocidad acelerada y lo mismo ocurre con los cambios que se producen dentro de los modelos de negocio. Toda empresa tiene que estar actualizada de las nuevas tecnologías y de las herramientas de estas. Por un lado, lo primero que debes hacer para digitalizar tu empresa es implantar un sistema de gestión documental. Es una herramienta clave para que lo consigas. Por otro, también debes contar con algunos otros elementos importantes para que esa digitalización tenga éxito, por ejemplo:

  • Dispositivos electrónicos: Los más usados son el smartphone, la tablet y el ordenador.
  • La marca: Fijar la marca de tu empresa. Para ello, puedes hacer uso de las redes sociales, de una página web potente y de una aplicación móvil propia. No debes olvidar que el componente de las redes sociales es fundamental porque son una de las mejores maneras para establecer contacto y confianza con los usuarios.
  • Formarse e informarse: Antes de transformar tu empresa digitalmente debes tener unos conocimientos mínimos para lograrlo con éxito. De lo contrario, los resultados no serán buenos y no cumplirás con los objetivos.

 

DocuManager es un sistema de gestión documental inteligente que te posibilita tanto guardar como recuperar documentos en pocos segundos, sin importar si esos documentos los has creado tú o si, por el contrario, los has recibido. Utiliza un sistema OCR mediante el que reconoce los datos y la información que está escrita en los documentos. Con este sistema de gestión documental inteligente los documentos de tu empresa estarán seguros, ahorrarás tiempo y el trabajo será más productivo.

¿No se utiliza todavía en tu empresa un software de gestión documental? ¿A qué esperar para implantarlo? Si quieres probar DocuManager, solicita una demo. Descubrirás todas sus ventajas.