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Cómo transformar el papel en digital sin gastar mucho dinero

¿Quieres reducir el gasto de papel para mejorar tus procesos? ¿Estás buscando la forma de cambiar el trabajo con los documentos? Solicitudes, albaranes, balances, expedientes, facturas, nóminas… ¿Qué estás haciendo con ellos? ¿Se acumulan encima de tu mesa?

La respuesta a esta pregunta se encuentra en la gestión documental inteligente con Docunecta a través de DocuManager, quien ocupará nuestras líneas de hoy. Quita el polvo a tus documentos y empieza a apostar fuerte por la parte que te toca en los resultados del negocio usando las TIC. Los responsables IT de las empresas son protagonistas de la historia que están viviendo las compañías con la transformación digital, una historia de la que todos somos testigos.

Estos responsables tienen un papel importante sobre la gestión de la informática, los sistemas ERP, los procesos, la computación, etc. Pero lo más importante no es hacer informática, sino saber utilizarla y enfocarla para que se cumplan los objetivos de la organización.

¿Todavía no lo estás haciendo?

Transformar el papel en digital: ¿POR QUÉ?

No es una tendencia, no es una moda. Ni siquiera es el resultado de una decisión tomada al azar. Transformar el papel en digital es una necesidad cada vez más acentuada en las empresas, sobre todo porque están viviendo las consecuencias de no hacerlo: un trabajo lento, falta de comunicación entre las áreas de la empresa y otros departamentos ajenos, dificultades de acceso a la información, pérdida de documentos sensibles y los consecuentes efectos legales y económicos recogidos en el RGPD, mayor gasto, disminución del espacio de trabajo, desorden, mala imagen de cara a los clientes, etc.

Podríamos decir que estas son algunas de las razones inmediatas por las que las empresas apuestan cada vez más por el paso del papel al mundo digital. Porque aunque cada negocio se enfrente a sus propios retos específicos, existe una tendencia generalizada que incluye a todos los desafíos: la transformación digital. Las fuerzas que empujan para que este proceso se lleve a cabo son el social media, los smartphones, el big data, la nube, el cambio en la cadena de valor (del producto al cliente) y, sobre todo, las necesidades y expectativas de este.

¿Estás a su altura?

Cómo dar el paso: transformar el papel en digital

Para identificar las necesidades tecnológicas presentes en tu trabajo, debes valorar la medida en que vas a garantizar la integridad y la disponibilidad de la información contenida en las bases de datos, su adaptación a las políticas de seguridad, proveer los sistemas informáticos requeridos y administrar la infraestructura tecnológica e informática.

Para dar el paso de transformar el papel en digital hace falta algo más que toma de conciencia. Hace falta un programa o sistema de gestión documental que te permita almacenar y recuperar documentos de manera instantánea, tanto de los que ya hay creados como de los recibidos para su posterior uso y consulta. Nuestra alternativa para conseguirlo se llama DocuManager, un software de gestión documental y digitalizado de documentos que dará el salto contigo.

¿Necesitas un sistema de gestión documental? Compruébalo.

DocuManager: el camino hacia la transformación digital de tus documentos

¿Qué sientes cuando no encuentras un papel? ¿Desesperación? ¿Te gustaría tenerlos donde y cuando quieras? ¿Encontrarlos, enviarlos o editarlos de forma rápida y sencilla? ¿Elegir quién SÍ y quién NO tiene acceso a ellos? ¿Crees que esto es lo que necesita tu empresa?

Entonces… Déjanos decirte que lo que estás buscando es un software de gestión documental inteligente, lo que nosotros hemos bautizado como DocuManager. ¿Qué cosas puedes conseguir con él?

  • Podrás tener todos tus documentos clasificados correctamente. Sin lugar a error.
  • El software de gestión documental inteligente se encarga de leer los documentos a través de un sistema OCR. Reconoce los datos que hay escritos en ellos y los clasifica.
  • Podrás hacer búsquedas rápidas por medio de una palabra o palabras que correspondan con ese documento y localizarlo.
  • Al ser un sistema multidispositivo, podrás acceder a una reunión o a cualquier otro lugar y tener en la mano tu teléfono, Tablet o portátil con los documentos que vayas a necesitar. ¡No hay barreras!
  • No tienes que preocuparte por nada. En Docunecta nos encargamos de recoger, digitalizar, indexar y custodiar los documentos, garantizándote al 100% la seguridad de todos los datos.
  • Ahorrarás tiempo, el bien más valioso que tenemos.
  • Ahorrarás dinero.

Además, es un sistema muy fácil de utilizar, para buscar solo tendrás que escribir una o varias palabras. Del resto, ya se encarga el gestor. Por todo esto, DocuManager se ha convertido en una opción probable para los responsables IT de las empresas.

¿Fluyes con la transformación del papel en digital? ¿Estás preparado para transformar los minutos perdidos?

 

DocuManager Un sistema de gestión documental fácil y sencillo