Ventajas de un programa de gestión documental para abogados

La gestión documental para abogados es una solución que cada día están aprovechando más bufetes y profesionales del derecho. Mejorar su eficiencia, productividad y tener el control absoluto de sus documentos al mismo tiempo que los custodian con total seguridad es lo que buscan la mayoría de profesionales de este sector.

El acceso diario a cantidad de documentación, en diferentes soportes y formatos, y la necesidad de gestionar esos archivos así como el tiempo y recursos que supone un correcto manejo y archivado de los mismos, hace necesario invertir en un programa de gestión.

Situación actual de los despachos de abogados

Los despachos de abogados son uno de los sectores más beneficiados por un buen programa de gestión documental por la cantidad de papeleo y archivos con los que han de lidiar a diario para el desempeño de su ejercicio. A pesar de la necesidad de gestionar sus documentos de forma eficaz y rentable, son muchos los profesionales que aún no han dado el salto a la transformación digital y se han limitado a un almacenamiento de sus documentos en la nube en gestores como Google Drive o Dropbox.

El primer paso de los trabajadores del sector de la abogacía hacia la era digital ha sido el cambio de soporte, desde el papel  hacia el almacenamiento en computadoras de los documentos electrónicos, ahorrando un espacio considerable en la oficina.

Las ventajas de custodiar la documentación en un servidor central en el despacho al que se conectan diferentes discos duros externos para almacenar cientos de archivos en diferentes formatos no son tantas si tenemos en cuenta las necesidades de los abogados.

La búsqueda de un archivo determinado, la ficha de un cliente y todos los documentos asociados a los mismos, las citaciones, fechas importantes que no se pueden olvidar requieren de mayor seguridad así como eficacia y rapidez a la hora de gestionar cualquier documento tanto nuevo como antiguo.

Por ello, cada vez son más los bufetes y profesionales de la abogacía que han visto la necesidad de contar con un buen programa de gestión documental que facilite su trabajo y redunde en beneficios directos tras una inversión inicial que se recupera en poco tiempo.

Las leyes, cambios de normativas, aumento de la competencia directa de los despachos de abogados y la gran cantidad de papeleo que necesitan para desempeñar su labor de forma profesional y eficiente hace necesario un programa automatizado.

¿Qué es la gestión documental y qué ventajas tiene para un bufete?

La gestión documental es un proceso a través del cual se administran de forma rápida y sencilla todos los documentos de una empresa u organización, independientemente del tipo de archivo, su formato y su ciclo de vida. En definitiva lo que hace un gestor documental es mejorar la captura, almacenamiento y recuperación de aquellos archivos con los que una empresa en general y un despacho de abogados en particular trabaja diariamente.

A través de un software específico el manejo de todos los documentos se convierte en una tarea más sencilla con una menor pérdida de tiempo que redunda directamente en una mejora de la productividad de los empleados y de la empresa.

Un despacho de abogados debe estar siempre en continua evolución y alineado con los cambios tecnológicos que estamos viviendo y que hacen necesario adaptarse para avanzar en lugar de quedarse obsoleto y en desventaja frente a la gran competencia. Por no hablar de lo importante que es para este sector la seguridad de sus documentos y la confidencialidad de los mismos.

Entre sus principales ventajas, la gestión documental externa es de gran utilidad para las organizaciones y pymes de cualquier sector, siendo la abogacía y asesorías uno de los principales beneficiados:

• Seguridad, al permitir un control sobre quién, cuándo y dónde accede los documentos del bufete
• Ahorro de tiempo gracias al acceso a la información necesaria de forma instantánea
• Ahorro económico en personal administrativo, ya que automatiza procesos en tiempo mínimo
• Acceso desde cualquier lugar y dispositivo a toda la documentación sin necesidad de llevar consigo tanto papeleo a la hora de una quedar con un cliente, acudir a un juicio...
• Compatibilidad con muchos sistemas de gestión con los que trabajan los despachos sin necesidad de tener que invertir en nada más
• Cuidado medio ambiental, al ahorrar en impresión de documentos
• Mejora el ROI, gracias a la reducción de costes, de tiempo y el aumento de la productividad
• Conservación y custodia de los documentos en cualquier momento sea cual sea su formato, imprescindible para los abogados que trabajan con gran cantidad de documentación confidencial.
• Mínimo riesgo de pérdida ante cualquier catástrofe, robo, incendio...
• Recuperación sencilla y eficaz, ya que permite realizar búsquedas rápidas para consultas personalizadas
• Incremento de la productividad reduciendo el tiempo para la gestión de los archivos, se gana para otras tareas que redunden en beneficios
• Rentabilidad del espacio físico gracias al almacenamiento de los documentos en formato digital
• Unificación de procesos, evitando que diferentes empleados o departamentos realicen la misma tarea

Qué documentos puede procesar un programa de gestión documental

Cuando hablamos de documentos no nos referimos tan solo a aquellos archivos de texto que tenemos en papel sino a los documentos electrónicos sea cual sea su formato.

Un programa de gestión documental debe poder procesar documentos variados desde un contrato o una nómina de un trabajador hasta un formulario, una factura de un cliente o material en formato jpg, pdf, tift en caso de pruebas necesarias para un juicio o de cualquier documento procedente de un cliente, organización o institución gubernamental.

Además, el proceso de los documentos es muy eficaz permitiendo realizar flujos de trabajo automáticos que suponen un considerable ahorro de tiempo y facilidad a la hora de buscar, archivar o recuperar cualquier archivo sea cual sea su origen.

Cómo funciona un software de gestión documental

La gestión documental permite el almacenamiento y recuperación de documentos tanto creados como recibidos de forma instantánea para su posterior manejo y consulta.

El proceso es sencillo para la mayoría de los softwares. Lo que hacen es convertir imágenes simples en información buscable y también modificable a través de sistemas de reconocimiento de palabras OCR. Lo que necesita es tan solo un escáner y un programa de gestión documental.

Los softwares de gestión documental suelen trabajar como un buscador similar a Google que identifica los documentos buscados al introducir una o varias palabras relacionadas con los mismos. Su manejo es sencillo y se aprende en pocas horas por lo que no requiere de grandes conocimientos técnicos.

Lo que hacen es extraer aquellos datos internos de los documentos tratados previamente mediante un sistema de OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Esos datos los utilizan después para su distribución y almacenamiento automático en formato PDF y facilita su localización con tan solo introducir cualquier dato interno que esté en el documento.

En definitiva, convierten el escáner del despacho en un escáner inteligente usando reglas de decisión y nomenclaturas que generan nombres de archivos y carpetas de destino.

¿Qué debes tener en cuenta para elegir el gestor documental de tu despacho de abogados?

A la hora de elegir un software de gestión documental para un despacho de abogados hay que tener en cuenta ciertos requisitos. De esa forma, sabremos si el proveedor elegido va a solucionar nuestros problemas diarios con el manejo de archivos y la inversión que vamos a realizar va a ser rentable.

• Necesidades reales del despacho: como profesional debes saber cuáles son tus necesidades diarias y qué tipo de problemas necesitas resolver para mejorar.
• Número de empleados y cómo están involucrados con la empresa. Es importante saber el número de usuarios que van a trabajar en el bufete y de su grado de compromiso a la hora de familiarizarse con un nuevo proceso de trabajo.
• Volumen de documentación física, para valorar realmente el ahorro de espacio que supondrá
• Cálculo del tiempo estimado que el personal administrativo emplea en la gestión de documentos diariamente
• Tipos de documentos más habituales con los que trabaja
• Programa o Software que emplea en el despacho, para saber si es compatible con el programa de gestión documental
• Requerimientos técnicos para implementar un sistema de gestión documental. (Bases de datos, hardware, software, memoria RAM, sistemas operativos y bases de datos soportados...)
• Soporte ofrecido por el proveedor. Es importante contar con un buen soporte y atención al cliente ante cualquier duda sobre el manejo. Además recibir una formación en el despacho para toda la plantilla por parte del proveedor, que debe conocer tus necesidades reales.

En definitiva, un programa de gestión documental es hoy día imprescindible para un despacho de abogados moderno, con capacidad de adaptarse a los nuevos tiempos y con interés en mejorar la atención al cliente. Supone una mínima inversión en comparación con los beneficios reales que reporta a medio y largo plazo.