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Blog de gestión documental para empresas

La interconexión de los datos como preocupación del responsable IT

En la actualidad, interconectar los datos no solo se ha convertido en una tarea casi obligatoria para las empresas, sino en una de las principales preocupaciones del responsable tecnológico. En la era digital que vivimos, las compañías están presentes casi en cualquier canal de venta disponible para sus clientes potenciales. Sin embargo, necesitan acompañar estos objetivos del orden interno, algo que están logrando gracias a las tecnologías de software de gestión documental y a la nube.

Los responsables IT de las empresas se encuentran en pleno viaje hacia los entornos cloud y la gestión documental. Estos responsables de sistemas de información deben estar preparados para afrontar los retos digitales y tecnológicos.

 

Las preocupaciones del responsable IT

Entre todas las cosas que puedan preocupar al responsable tecnológico de la compañía, no solo encontramos la necesidad de interconectar los datos (principal activo de la mayoría de las empresas), sino también su posicionamiento en el mercado con respecto a sus productos (estar constantemente aprendiendo y avanzando, además de adaptarse a las tendencias y ofrecerlas a sus clientes) y la captación de clientes (cada vez hay más servicios de informática y la lucha se vuelve compleja).

Para acabar con estas preocupaciones, no solo hay que estar al día de los avances tecnológicos en la materia (gestión documental, inteligencia artificial, etc.), sino conocer los retos que debemos superar.

 

Principales objetivos del responsable IT

Los objetivos de este responsable corresponden a la mejora de los resultados de negocio utilizando las TIC, la gestión de la informática y los sistemas ERP, toda la gestión de los procesos, la parte de computación que haya, y que esta vaya orientada a conseguir el objetivo de la empresa. En definitiva, debemos dejar clara una premisa: no se trata de hacer informática, sino de utilizarla para que se cumplan los objetivos de la organización.

Este se ha convertido en el principal reto de este profesional, pero no es el único. Debe estar preparado para conocer los últimos avances tecnológicos y administrar la infraestructura informática de la empresa, proveer los sistemas informáticos que se requieran y garantizar su disponibilidad.

 

¿Quién es el responsable de proveer la gestión documental?

Poco a poco, las empresas van sintiendo más de cerca la necesidad de implantar programas y soluciones de gestión documental con docunecta.com. El responsable IT es el encargado de proveer este tipo de sistemas en la empresa, por lo que tiene que estar al tanto de sus necesidades. Todas las compañías quieren tener sus documentos donde y cuando quieren, pero, hasta hace poco tiempo, solo entre el 10% y el 33% se habían unido a la transformación digital.

Gracias a esta apuesta, los responsables tecnológicos de las compañías se están convirtiendo en los principales impulsores del cambio hacia la digitalización en muchas de ellas. Con esto, también están obteniendo otra serie de ventajas, como el aumento de la seguridad. Hoy en día, tener la información bien clasificada y almacenada puede ahorrar sustos innecesarios. Los gestores documentales son grandes aliados para evitar brechas de seguridad y fugas de información.

Por eso, es importante que el responsable IT, y el resto de la organización, tomen conciencia de los problemas que presenta la empresa, pues les servirá para actuar de manera preventiva. La confidencialidad, la disponibilidad y la integridad de los documentos son objetivos prioritarios de toda empresa. Es decir, la información debe ser accesible solo por el personal autorizado.

 

La revolución de la gestión documental inteligente en las empresas

Este tipo de avances tecnológico se han presentado como agua de mayo para las organizaciones. Ayudan a tener el control de la información y los documentos, interconectar todos los datos de correctamente, facilitar su acceso, mejorar el retorno de la inversión (ROI), ahorrar tiempo y dinero, aumentar la productividad, cumplir con la normativa vigente de seguridad (RGPD), mejorar los procesos gracias a la automatización, preservar a largo plazo la vida de los documentos electrónicos, etc.

¿Quieres clasificar todos tus documentos, facilitar su búsqueda y recuperación? Los gestores documentales están para eso, y el responsable IT tiene un gran papel en este sentido, ya que es el responsable de proveer los sistemas para apoyar la compañía y que esta alcance sus objetivos.

Además, están teniendo un fuerte impacto en la sociedad y revolucionando la información de las empresas. Son tendencia actual en el paradigma organizacional. Teniendo en cuenta que la información es un elemento estratégico para su desempeño, y que ha evolucionado a pasos agigantados desde los años 80, las herramientas de gestión documental inteligente se han convertido en el software más potente. Es un proceso global, estratégico y corporativo.

Controlan la producción de documentos, la circulación de los datos de la compañía, el almacenamiento y su recuperación. No obstante, la (r)evolución de estos sistemas también ha cambiado la naturaleza y las características de los documentos. No es de extrañar que cada vez escuchemos hablar más de los ‘documentos electrónicos’. En muchas ocasiones, tendremos documentos legibles solo por máquinas, y, en otras, documentos con una estructura física que ya no importa.

La gestión documental siempre fortalecerá la seguridad.

 

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